PLG-096: 7 Dinge, die erfolgreiche Projektmanager täglich tun

00:00:00: Ein Projektleiter hat es ja wirklich nicht leicht ne er ist eine Vermittlerrolle zwischen Team und Kunde er ist eine Zwischenposition zwischen Management und Fachexperten.

00:00:10: Und umso wichtiger ist es sich ab und zu darüber bewusst zu werden welche Aufgaben die Rolle als Projektleiter so glücklich mit sich bringt.

00:00:16: Wenn du bestimmte Aufgaben täglich erfüllst dann kann beinahe nicht schief gehen in deinem Projekt und 7 von diesen Aufgaben haben wir in dieser Episode gesammelt.

00:00:27: Herzlich willkommen beim Podcast für pragmatische Projektmanager und solche die es werden wollen.

00:00:32: Kulissenphänomen Elke guanciale.

00:00:51: Hallo hier ist Andrea vom projekte-leicht-gemacht Podcast 7 Dinge die erfolgreiche Projektmanager täglich tun ja an den solltest du dich orientieren denn das wird.

00:01:01: Massiv dazu beitragen dass dein Projekt erfolgreich ablaufen wirst wir steigen direkt ein und zwar mit dem 1.. Und das heißt den Projektstatus prüfen

00:01:10: dann stell dir deine Rolle als Projektmanager als Schaltzentrale vor wer wenn nicht Du soll denn denn zu jeder Zeit wissen wie es um dein Projekt bestellt ist.

00:01:19: Klar du musst nicht jedes kleine Problem auf der Baustelle oder den kleinsten bug in Softwareprojekten aber du solltest jederzeit Auskunft darüber geben können ob dein Projekt auf Kurs ist wie ist denn gerade läuft

00:01:30: also was ist deine Aufgabe beim Projektstatus du solltest immer den Blick haben auf kritisch Arbeitspakete.

00:01:36: Solltest schauen okay wie läuft es da können die mein Projekt vielleicht verzögern du solltest prüfen ob irgendwo Blockhaus oder richtigen Stolperfallen auf dich warten die dein Team aus der Bahn werfen können.

00:01:47: Wenn du dein Projektstatus gut kennst dann das sind die großen Vorteile bist du eine viel souveräner auf Fragen reagieren wie wie läuft denn bei dir und wirst besser wissen wo denn deine nächsten Baustellen sind.

00:02:00: Wir haben den zusätzlichen Artikel dazu orientiere dich an den drei Fragen auf die ein Projektmanager immer eine Antwort haben sollte Link verlinke ich jedenfalls in den Shownotes.

00:02:11: Die zweite Sache die erfolgreiche Tool Projektmanager täglich tun das ist das prüfen interner Nachrichten.

00:02:17: Na es gibt handgeschriebenen Zettel es gibt interne Messaging Systeme Ticketsysteme oder vielleicht doch einfach einen Teammeeting was jeden Morgen stattfindet ganz klar als Projektleiter nimmst du eine ganz zentrale Rolle in der Team Kommunikation ein.

00:02:29: So typische Sachen wie mir fehlt jetzt einen Zugang für ein Anteil Verwaltungssystem oder in der Produktion gibt es eine Verzögerung die unseren Testlauf durcheinander bringt.

00:02:38: Es ist schlichtweg deine Aufgabe dafür zu sorgen dass das Projekt läuft

00:02:43: und wenn Du den Überblick über aktuelle Stolpersteine hast kannst du diese beseitigen und das klappt nur wenn du auch wirklich erreichbar bist und auf Nachrichten reagierst.

00:02:54: Der dritte Punkt den Erfolg der Projektmanager täglich tun das ist das achten auf die Kundenbedürfnisse dann in ganz vielen Projekten ist es ja so dass du eine Art Vermittlerrolle bist zwischen dem Projektteam und dem Auftraggeber das ist ganz auf der Kunde da wollen Absprachen getroffen werden Entwürfe diskutiert werden oder sie müssen vielleicht

00:03:11: bestimmte Anforderung auf den Prüfstand gestellt werden.

00:03:15: Dadurch dass du diese Vermittlerrolle diese Schnittstelle bist ist die Wahrscheinlichkeit hoch dass täglich Wünsche an dich ran getragen werden Fragen oder irgendwelche Probleme.

00:03:25: Jetzt solltest du wissen dass die Zufriedenheit der Stakeholder in dem Projekt mindestens ebenso wichtig ist wie die harten Kriterien denn nur wenn ein Steak Auto zufrieden ist wird er am Ende sagen vor allem wenn es der Auftraggeber ist oder der Kunde hey das Projekt ist zu meiner Zufriedenheit abgeschlossen worden

00:03:41: umso wichtiger ist es ein sensibles Ohr am Kunden zu haben und zuschauen ist denn das noch das richtige was wir kalt in diesem Projekt erstellen oder hat sich vielleicht auch beim Kunden irgendwas geändert während der Projektlaufzeit.

00:03:53: Zum Weiterlesen haben wir einen Artikel ist dein Projekt nur fertig oder auch erfolgreich ich empfehle dir mal reinzuschauen Linke zu den shoutouts.

00:04:04: IV. IV Aktivitäten die erfolgreiche Projektmanager täglich tun das ist das Thema priorisieren ganz wichtig wenn du nämlich

00:04:14: die vorherigen schritte alles schon getan hast dann könnte nun in ziemlich hoher Berg an neuen Aufgaben auf dich warten

00:04:20: na dann bin ich vielleicht dein Auftraggeber dringend über den letzten bis einen Wurf unterhalten dann gibt es vielleicht einen Konflikt zwischen Herrn Kampe und Frau bist du aus dem Controlling oder im Teilprojekt Konstruktion ist ein Problem aufgetreten das dringend nach einer Lösung Gruft

00:04:34: so jetzt kann man da schon mal ganz schön in Schweiß ausbrechen denn wenn alles dringend ist und alles wichtig ist dann vor sagt das ne ganze Menge Stress und ist fast eine Garantie dafür dass du das große Ganze aus dem Blick verlierst deshalb.

00:04:49: Es ist unglaublich wichtig als Projektmanager Aufgaben priorisieren zu können das ist eine der wichtigsten Fähigkeiten wir haben ein paar Artikel zum Thema priorisieren.

00:04:58: Und Prioritäten setzen und verzetteln auch die verlinke ich in den schauen aus.

00:05:04: V Sache die pro erfolgreiche Projektmanager täglich tun.

00:05:09: Das ist auf Meetings vorbereiten und diese durchführen Meeting ist ja das ist so ein Thema da wird gerne mal drüber diskutiert wie sinnvoll sie wirklich sind aber also sind wir mal ehrlich sie sind bei einigen Punkten für dich unvermeidlich und wirklich wichtig wenn sie denn gut durchgeführt werden

00:05:23: egal ob das jetzt also

00:05:26: seit ob du es magst oder ob das eher Zeitverschwendung an siehst es gibt ein paar bestimmte Faustregeln und die solltest du wirklich einhalten erstens nimm nur an Meetings Aldi der tatsächlich was bringen

00:05:36: es kann sein wenn du in einer schnittstellenposition bist und vielleicht auch in vielen Projekten dass du zu unglaublich vielen Meetings eingeladen wirst.

00:05:44: Versuche auch da siehe vorherige Punkte priorisieren und zuschauen muss ich da wirklich dabei sein.

00:05:50: Zweitens kannst du Teilnehmer bist bereite dich wirklich auf das meeting vor und überleg dir vorher was du daraus mitnehmen möchtest statt nur passiv passiv dort anwesend zu sein.

00:06:00: Und drittens hast du deine eigenen Meetings durchführt also du der Moderator du der der einladende bist dann gestalte deine Meetings so dass alle Teilnehmer sie auch als Mehrwert empfinden und auch beim nächsten Mal wieder gerne mit dazu kommen.

00:06:14: Auch zum Thema Meetings haben wir eine ganze Menge Tipps links findest du in den Shownotes.

00:06:21: Wir sind schon beim. 6 von Dingen die erfolgreiche Projektmanager täglich tun und das ist das Thema motivieren und loben.

00:06:29: Es gibt diesen Spruch projectmanagement ist peoplemanagement und so ist es einfach

00:06:34: ja es ist ganz wichtig regelmäßig zu schauen wie läuft denn gerade im Projektteam gibt's da vielleicht Konflikte wie ist die Stimmung es ist wichtig den Austausch zu suchen Feedback zu geben und zu motivieren

00:06:45: denn damit kannst du ganz massiv die Motivation steigern und vor allem auch im frühzeitig erkennen Hey läuft alles so wie es sollte oder gibt es vielleicht irgendwo Probleme.

00:06:55: Links mit zu vertiefen den Artikeln für Motivation findest du auch in den Shownotes wie oft ganz viele andere links.

00:07:04: Wir sind beim letzten Punkt angekommen den Blick nach vorn haben sehen sollten erfolgreiche Projektmanager immer haben denn so ein Projektalltag

00:07:12: kann ganz schön anstrengend sein das ist eben dieses alles prasselt auf eine nein du bist in einer schnittstellenposition das kann stressig sein deshalb ist es umso wichtiger dass du dir täglich Zeit nimmst und wenn es nur ein paar Minuten.

00:07:25: Den Blick auf das große Ganze zu werfen.

00:07:27: Dann Fragen stellen was könnte denn morgen oder nächste Woche oder nächsten Monat auf mich zukommen welche Risiken könnte ich jetzt schon bearbeiten und an welchen Stellen warten Chancen darauf ergriffen zu werden das sind so über Kräfte fragen.

00:07:41: Als Projektleiter bist du ja häufig problemlos oder bist du Feuerwehrmann du musst Störung bearbeiten und ja Probleme lösen diesen beseitigen aber

00:07:51: das ist das wichtige du solltest nicht nur reagieren wenn du nur immer in dieser passiven Rolle bist wo alles auf mich einströmt und du reagierst dann verursacht das Stress und versetzt Dich eben ja in so einem passiven Modus der einfach anstrengend es.

00:08:04: Proaktiv aktiv das ist das große Wort so solltest du Handeln solltest nach vorn schauen.

00:08:09: Überblick behalten und mögliche Probleme auch möglichst früh angehen na das hört sich nicht nur gut an so nach dem Motto Hey ich habe die Lage im Griff sondern das macht auch einen richtig souveränen Eindruck auf andere.

00:08:22: Zusammengefasst wir haben sieben Punkte sieben Dinge die erfolgreiche Projektmanager täglich tun ich war es noch mal zusammen erstens den Projektstatus prüfen zweitens interne Nachrichten prüfen drittens auf Kundenbedürfnisse achten viertens priorisieren,

00:08:37: fünftens auf Meetings vorbereiten und durchführen sechs motivieren und loben und 7

00:08:43: den Blick nach vorn haben das große Ganze im Blick behalten das ist eine ganze Menge und trotzdem ist es ja nur ein kleiner Ausschnitt aus dem täglichen Projekt waren sind denn die ganzen inhaltlichen Projekten die kommen ja auch noch dazu

00:08:57: also vielleicht hast du auch dieses Bild von der Schaltzentrale vor Augen sie dich als Steuermann,

00:09:04: na du bist in einer Rolle als Projektleiter und ich bringe das nur einfach mal mit sich ständig auf Einflüsse und Störung von außen reagieren zu müssen.

00:09:13: Wichtig dabei das Ruder das solltest du aktiv und fest in der Hand halten.

00:09:18: So ich hoffe das hat dich motiviert und nicht demotiviert das ganze soll nämlich nicht so rüberkommen von wegen

00:09:24: um Gottes Willen so viel muss ich auch noch tun zusätzlich zu dem was ich ohnehin schon tue sondern es soll zeigen dass du nach ganz bestimmten in der ganz verantwortungsvollen Rolle bist die jede Menge Kompetenzen braucht.

00:09:36: Und die aber auch viel Verantwortung und viel Erfolgspotenzial mit sich bringt.

00:09:41: Meine Empfehlung schaut auf jeden Fall in die Scheune uns rein in deiner Podcast App Podcast Apps finden in der Podcast App findest du die.

00:09:50: Links die ich erwähnt habe liegt noch ein bisschen näher rein und wenn du so richtig wissen willst wenn du in den Schritt weiter gehen willst dann schaue ich gern auf der Projektmanagement Ausbildung der ITP um dort gehen wir auf alle wichtigen Kompetenzen eines Projektleiters ein

00:10:05: und du erfährst nicht nur alles über das wichtige Grundlagen müssen sondern wendest auch viele Methoden ganz praktisch an,

00:10:11: und wenn du noch einen Schritt weitergehen willst dann kannst du dich mit dieser Ausbildung sogar auf die offizielle Zertifizierung nach IPMA Level D vorbereiten.

00:10:20: Wenn das mal nicht ist auch den Link zur itdp findest du natürlich in den shoutouts ich glaube das Wort habe ich schon sehr häufig erwähnt heute in dieser Episode einfach beißen ganze Menge Lektüre gibt

00:10:31: die sich aus diesem Thema ableiten die sieben Dinge die erfolgreiche Projektmanager täglich tun.

00:10:37: Das was für heute ich höre hoffe wir hören uns nächste Woche wieder ich freue mich drauf.

00:10:43: Wismar Tierpark

00:10:54: online.