PLG 231: Arbeiten mit weniger Ablenkungen? So funktioniert's

00:00:00: Du bist eigentlich nur in Ruhe arbeiten, aber dann klingelt schon wieder das Telefon und eine Kollegin hat ne ganz dringende Frage.

00:00:05: Es passieren vielleicht ständig unvorhergesehene Dinge und du sehnst dich einfach nur danach mal ohne Ablenkung zu arbeiten, mal ganz an deinem Tempo was machen zu können.

00:00:14: Falls das auf dich zutrifft, dann ist diese Episode ganz klar etwas für Dich!

00:00:18: Denn obwohl Ablenkung an jeder Ecke lauern kannst du trotzdem nen klaren Kopf bewahren und produktiv an deinen Aufgaben arbeiten.

00:00:44: Hallo, hier ist Andrea vom Projekte Leichtgemacht Podcast und das ist der Podcast für pragmatische Projektmanager.

00:00:49: Und sollte die es werden wollen?

00:00:51: Ganz mal ohne Ablenkung arbeiten!

00:00:52: Das ist etwas was viele sehr gerne möchten was aber in der Praxis gar nicht immer so einfach ist.

00:01:00: Wir haben ein paar Techniken, Ansätze rausgesucht, die ich in dieser Episode mal vorstelle und damit das ein bisschen anschaulicher wird, haben wir zwei Beispielkandidaten auf ihrem Weg zu mehr Fokus- und weniger Ablenkung im Arbeitsalltag definiert.

00:01:14: Fiktive Typen, die du wahrscheinlich ja irgendwie in deinem Umfeld auch wieder erkennst.

00:01:19: Der erste Typ, der erste Beispielkandidat ist der Tobias.

00:01:22: Tobias arbeitet als Entwicklungsleiter in einem mittelständigen Technologieunternehmen.

00:01:27: Er überwacht ein Projektportfolio, er arbeitet in einem eigenen Büro und kann im Grunde genommen gut über seine Zeit bestimmen.

00:01:33: Sein Problem ist allerdings, er verzettelt sich gern und lässt sich schnell von allen möglichen Dingen ablenken – er sagt sich das muss doch irgendwie besser gehen!

00:01:41: Und dann haben wir noch Vanessa.

00:01:43: Sie leitet ein Marketingprojekt für einen Großkonzern und arbeitet in dem Großraumbüro als eine bisschen andere Situation.

00:01:49: Sie kann sich normalerweise ziemlich gut selbst organisieren, ist aber sehr fremdbestimmt in ihrem Arbeitsalltag und leitet unter den ständigen Unterbrechungen ihre unorganisierten Chefinn So, die beiden haben sich also vorgenommen zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit.

00:02:04: Es geht ja nicht immer nur um hundert Prozent fokussierter und ohne Ablenkung zu arbeiten wie das funktionieren kann.

00:02:12: Und dass schauen wir uns jetzt mal an.

00:02:14: und wir fangen an mit der ersten Sache Die wir mal genäher betrachten sollten und das ist der Arbeitsplatz an sich.

00:02:20: da geht es einfach mal um die Grundlagen.

00:02:22: für manche ist so ein passender Arbeitsplatz Absolut essentiell, um sich konzentrieren zu können.

00:02:27: Andere fühlen sich auch im Trubel und ein bisschen Unordnung wohl.

00:02:30: Generell gilt folgendes Logischerweise, idealerweise arbeitest du in einem Platz mit geringer Geräuschkulisse und ohne andere Personen.

00:02:38: In Zweifel ist das ein separater Raum.

00:02:40: Klar, das geht nicht immer aber wir reden jetzt erstmal vom Idealzustand.

00:02:43: Dann sollte die Umgebung aufgeräumt und organisiert sein, auch so Themen wie Egonomie, angenehme Beleuchtung oder Raumtemperatur spielt eine Rolle.

00:02:51: Wenn man die ganze Zeit schwitzt oder geblendet wird oder es ist zu düster, das sind ja alles Dinge, die ablenken können.

00:02:57: Wir wollen hier wirklich mal einen idealen Arbeitsplatz zusammenstellen.

00:03:01: Halt deinen Arbeitsbereich frei von Gegenständen, die dich ablenkeln könnten und verwende Ohrstöpsel- oder Kopfhörer um Geräusche zu reduzieren.

00:03:09: Manche hören zum Beispiel auch gerne entspannte Hintergrundmusik.

00:03:12: Machen wir es mal ein Beispiel.

00:03:14: Tobias, der hat das ja ziemlich leicht.

00:03:15: Der kann einfach die Tür zu seinem Büro schließen und sich ein bisschen Distanz zu den anderen schaffen.

00:03:20: Er ist ziemlich ordnungsliebend.

00:03:22: Sein Schreibtisch ist generell aufgeräumt.

00:03:23: er fühlt sich also sehr wohl mit seiner Arbeitsumgebung hat das Gefühl naja hier ist er gut aufgestellt da hat dann nicht so viele Hausaufgaben zu erledigen.

00:03:32: Vanessa arbeitet ja in einem wuseligen Großraumbüro, da ist es natürlich ein bisschen schwieriger sich abzuschotten.

00:03:37: Was macht sie?

00:03:38: Sie schaut mal ob sie kleine Änderungen angehen kann um sich wohler zu fühlen.

00:03:43: also sie bestellt schallgedämpfte Kopfhörer, sie holt endlich mal ihren Schreibtisch auf und besorgt sich eine grün Pflanze weil sie immer das Gefühl hat ach komm das beruhigt mich!

00:03:51: Für besonders wichtige Aufgaben will sie sich einen Meetingraum reservieren Und so haben beide schonmal gesagt okay der Arbeitsplatz wir haben das Beste rausgeholt.

00:04:00: Das zweite Thema ist Bedürfnisse und Grenzen.

00:04:03: Ist vielleicht einer der schwierigsten Punkte, ne?

00:04:05: Es kann ja sein dass du alles richtig machst wirst aber ständig von anderen gestört und hier liegt es schon an dir deine bedürfnisse zu kommunizieren.

00:04:13: zum beispiel teile kollegen oder vorgesetzten mit das du konzentrierte arbeitszeiten benötigst und bittest um ruhe und auch rücksicht.

00:04:22: kommunizier also klar, wann du mal nicht gestört werden möchtest.

00:04:25: Das muss ja nicht sein ich möchte immer ungestürt sein das ist im Arbeitsalltag auch selten möglich und lerne auch mal rein zu sagen um deine Arbeitszeit zu schützen.

00:04:33: Nun ist mir klar dass alleine so was wie kommuniziere klar und lernen einzusagen sind ja große Themen für sich.

00:04:40: wenn wir hier nicht vollumfänglich abdecken aber zumindest als Anregung wenn man weiß man hat damit ein Thema dann ist es sinnvoll sich auch nochmal näher damit zu beschäftigen.

00:04:49: Schauen wir wieder auf unsere Beispiele, Tobias.

00:04:51: Der tut sich mit der geschlossenen Tür ein bisschen schwer, ne?

00:04:54: Normalerweise ist er als Chef einfach gerne jederzeit für sein Team da also dieses ah ich mache jetzt die Tür zum konzentriert arbeiten zu können.

00:05:01: Da fühlt es sich nicht ganz wohl.

00:05:02: mit.

00:05:02: was macht er?

00:05:03: Er behilft sich mit einem Zettel an der Tür, da steht drauf Vorsicht chef arbeitet und bespricht vor allem auch im team wie alle ähnliche ungestörte Zeiten bekommen können.

00:05:13: Vanessa Von ihr wird schon im Team eine ständige Erreichbarkeit und auch eine schnelle Reaktion erwartet.

00:05:18: Das ist nicht einfach!

00:05:19: Sie muss ein bisschen mit Tricks arbeiten, um ruhiger Arbeitszeit zu ermöglichen.

00:05:23: Was kann sie machen?

00:05:24: Sie kann zum Beispiel Fiktide für Termine in den Kalender einbuchen, indem sie schlichtweg wirklich nicht verfügbar ist.

00:05:30: Und sie nimmt sich auf jeden Fall auch vor, am nächsten Mitarbeiter gespricht das Thema mit ihrer Chefin zu besprechen.

00:05:34: Denn ich meine es geht ja nicht nur um... Sie, also ich möchte konzentriert arbeiten sondern auch die Chefin sollte ja an fehlerfreien Arbeitsergebnissen interessiert sein auf die sie nicht ewig warten muss.

00:05:45: Also es liegt in beidseitigem Interesse.

00:05:48: So Arbeitsplatz und Bedürfnisse und Grenzen hatten wir.

00:05:50: jetzt kommen zum Thema Technik.

00:05:52: Technik ist ja so ein Ding, was immer mehr dazu führt dass wir alle uns ablenken lassen.

00:05:57: Aber auch da können wir natürlich vieles tun.

00:06:00: Wir könnten zum Beispiel das typische machen benachrichtigen Benachrichtigungen an Geräten ausschalten.

00:06:05: Es gibt sowas wie die nicht Stirn-Modus oder auch den Flugmodus.

00:06:08: Dann blockiere Websites und Apps, die dich auf Social Media Nachrichten oder Unterhaltungsseiten ablenkt.

00:06:13: es gibt solche Produktivitätsapps oder Browser Erweiterung Die dich unterstützen.

00:06:18: Da gibt es sowas Wie Forest oder Freedom, die einfach schon mal blockieren.

00:06:22: Nee, nee.

00:06:22: Du hast doch gesagt auf diese Seiten möchtest du zwischen neun und zwölf Uhr nicht oder sowas?

00:06:28: Ja wenn du um Homeoffice arbeitest dann achte darauf dass so was wie Fernseher und Radio abschalt ist Wieder die Beispiele.

00:06:35: Tobias merkt ja da eine echte Baustelle.

00:06:37: er lässt sich gern ablenken von verschiedenen Websites von Notifications zu dieses.

00:06:41: eigentlich will er sich konzentriert hinsetzen, aber ach komm ich guck noch mal schnell hier.

00:06:45: Was macht der?

00:06:46: Er installiert eine Focus App die ablenkende Websites blockiert und ändert die Einstellung am Smartphone.

00:06:52: und wenn er wirklich weiß okay jetzt geht's mal um eine wirklich konzentrierte Sache dann stellt auch das Telefon mal komplett ab.

00:06:59: Vanessa gemerkt, ich hab hier eigentlich sowieso keine Zeit für Ablenkung durch Social Media oder Website.

00:07:05: Ihr Problem ist eher dass im Team die Erwartungshaltung herrscht das schnell auch von Nachrichten reagiert wird und jeder immer verfügbar ist.

00:07:11: also so was wie Flugmodus oder Stumm schalten das wird einfach nicht gern gesehen.

00:07:15: Sie denkt dann naja gut da habe ich nicht so viele Möglichkeiten.

00:07:18: aber meine Chance die besteht vielleicht darin dass sich eben Zeitblöcke reserviere in denen ich einfach nicht verfügbar bin.

00:07:25: In diesen Zeitblöcken stellt sie zumindest alles mal auf leise und nimmt nicht jedes Gespräch entgegen, denn sie muss ja auch irgendwann ihre Arbeit

00:07:31: erledigen.".

00:07:33: Dann können wir zum nächsten Punkt Zeitmanagement techniken.

00:07:35: Wir hatten jetzt bisher Tipps so die handelten um Einflüsse oder Ablenkung von außen.

00:07:41: wenn das schonmal korrigiert ist.

00:07:44: Wenn man da sagt, okay hier stehe ich jetzt gut da dann kannst du mal auf deine Arbeitsweise schauen.

00:07:49: es gibt eine ganze Menge von Zeitmanagement.

00:07:50: Techniken haben wir auch viel auf unsere Website die dabei helfen dass du dich besser auf einer Aufgabe konzentrieren kannst ohne dich von anderen Themen ablenken zu lassen.

00:07:58: Tobias entscheidet sich dafür Time Boxing zu nutzen.

00:08:01: Also ein bis zweimal pro Tag definiert er sich eine Timebox für typische Aufgaben, bei denen er sich sonst schnell unnötig in Detail verliert.

00:08:08: Da sagt er so wie okay.

00:08:09: hierfür habe ich jetzt eine Time Box von forty-fünf Minuten und in diesen forty fünf Minuten arbeite ich das konzentriert ab.

00:08:15: So nach forty fünf ist dann eben auch Schluss Falls Vanessa sich ein bisschen Zeit freischoffeln kann, bei ihr ist das ja ein bisschen schwieriger.

00:08:22: Dann arbeitet sie ohnehin sehr konzentriert hat sie festgestellt und sie nutzt schon seit vielen Jahren die Pomodoro-Technik wenn es im Büro mal ruhig ist zum Beispiel in Zeiten wo viele andere im Urlaub sind So, wenn die Technik passt.

00:08:38: dann schauen wir nochmal auf das Thema Arbeitsroutine und da tickt ja wirklich jeder anders.

00:08:42: Denn manche sind schon sehr früh produktiv andere brauchen ein bisschen länger um in den Tag so richtig reinzukommen.

00:08:47: Manche arbeiten sehr gern in festen Strukturen, manche reagieren lieber auf Zuru vielleicht auch weil es ihre Aufgabe so verlangt.

00:08:54: Manche haben einen eher gemütlichen Arbeitstag oder zumindest der Plan sieht er gemütlich aus, andere planen sehr schnell übervoll Und all diese Dinge haben natürlich Einfluss darauf ob und wie du ablenkungsfreies Arbeiten überhaupt Arbeitstag integrieren kannst.

00:09:09: Ein paar Tipps dazu, schau mal wann deine produktivsten Zeiten sind und plane dann wichtige Aufgaben ein.

00:09:14: bei mir ist das zum Beispiel immer der Morgen- und der Vormittag.

00:09:17: Dann reserviere dir Zeiten in denen du z.B.

00:09:20: E-Mails sichtest oder in denen Du Nachrichten beantwortest statt das mal eben nebenbei zu erledigen denn das ist ja so eine typische Sache.

00:09:27: ich möchte eigentlich an ja, großer Aufgabe x arbeiten und schau dann aber noch mal schnell in mein Mailpostfach und sehe ach ich muss noch was beantworten.

00:09:36: Und schon bist du wieder raus!

00:09:39: Falls Du in der Lage bist deinen Tag überwiegend selbst zu planen das ist gut.

00:09:42: Dann versuch es mal mit einer Tagesstruktur indem Du klare Zeitblöcke für verschiedene Aufgaben reservierst.

00:09:49: Idealerweise etablierst Du auch Routinen am Morgen und Abend indem Du zum Beispiel Aufgaben für den nächsten Tag planst.

00:09:55: Immer dran denken, nicht überplanen.

00:09:57: Es gibt die sogenannte Sechzig-Vierzig-Regel.

00:09:59: Danach sollten vierzig Prozent der Arbeitszeit für unvorhergesehene Ereignisse eingeplant werden.

00:10:04: Ich glaube dass das viele nicht tun.

00:10:07: Auf die Beispiele schauen wir jetzt mal.

00:10:09: Für Tobias ist so eine Arbeitsroutine unglaublich wichtig, das hat er schon gemerkt ne?

00:10:13: Er kann schon recht flexibel über seine Zeit verfügen und jetzt will er einfach mal schauen.

00:10:16: hey!

00:10:16: Das muss ich doch irgendwie besser organisieren können.

00:10:19: Die Idee ist es gibt feste Zeitblöcke für Anfragen von Kunden, für Team Updates und für strategische Themen.

00:10:25: Und dann versucht er sich an der neuen Morgen- und Abendroutine und die soll dabei helfen einfach mehr Struktur und Fokus in den Tag zu bekommen.

00:10:32: Vanessa hatte ein aktuelles Erfolgsrezept schon identifiziert.

00:10:35: Sie ist früh produktiv, wenn andere noch nicht im Büro sind.

00:10:38: Sie hat auch eine Routine am Morgen und Abend eingerichtet um den Überblick zu behalten Und für sie es ist besonders wichtig dass sie sich irgendwie Pufferzeiten schafft Um die knappe Zeit nicht zu überplanen Denn sie neigt so ein bisschen dazu.

00:10:50: ach du Schande Ich habe so viel zu tun.

00:10:53: Also versuche ich möglichst viele in den Tag rein zu pressen.

00:10:57: Aufgaben priorisieren, das ist der nächste Ansatz und das ist etwas da haben wir schon relativ häufig drüber geredet.

00:11:02: Ist aber auch eine wichtige Sache.

00:11:03: jetzt kannst du natürlich fragen ja was hat das mit ablenkungsfreiem arbeiten zu tun?

00:11:07: Eine ganze Menge denn stell dir mal vor es bietet sich dir ein zeitfenster oder du schaffst dir auch einen Zeitfenster.

00:11:14: Was passiert denn dann, wenn du gar nicht weißt was deine Prioritäten sind?

00:11:17: Ja, dann arbeitest du vielleicht an den falschen Themen.

00:11:20: Oder du fängst mehrere Dinge an oder du verbringst einen Großteil dieser wertvollen Zeit mit dem Priorisieren an sich und das ist doch wirklich schade!

00:11:28: Schauen wir auf die Beispiele.

00:11:29: Tobias hat insgesamt beim Priorisieren wenig Probleme, also seine Projekte sind technologisch veranspruchsvoll aber insgesamt doch vorhersehbar und er kommt ganz gut mit der Tuduliste klar, die immer auf einem Blatt Papier neben seiner Tastatur liegt.

00:11:41: Und seine wichtigsten Prios für den nächsten Tag legt er immer abends fest.

00:11:45: So Vanessa bei der sieht es ein bisschen anders aus Bei der geht ohne Priorisierung gar nichts.

00:11:50: Also wenn es mal einen ruhigen Moment gibt dann muss wirklich klar sein was als nächstes ansteht.

00:11:54: Sie arbeitet ganz gerne mit der Eisenhower-Math wann immer sie das Gefühl hat, dass ihr den Überblick verliert.

00:12:00: Jetzt ist es so, dass sich aufgrund ihres Umfelds die Prioritäten ständig ändern was es nicht so richtig leichter macht.

00:12:06: umso wichtiger ist es eben das eigene priorisieren zumindest zu beherrschen und nicht zu sagen ich kann gar nicht priorisierend ich bin komplett fremd gesteuert.

00:12:12: auch dazu gibt's einen Artikel auf unserer Website.

00:12:15: Dann haben wir das Thema Pause Das erwähnen wie immer ganz gern Ist so ein Randthema wirklich wichtig ist, auch wenn es so banal wirkt.

00:12:26: Denn Pausen haben mehr mit ablenkungsfreiem Arbeiten zu tun als es auf den ersten Blick scheint.

00:12:31: Die sind nun mal einfach wichtig um fit zu bleiben und vor allem auch ablenkungssfreie Zeit effektiv zu nutzen.

00:12:38: Wenn du jetzt eine Pause gemacht hast und hast dann tatsächlich mal einen Zeitfenster in dem du ungestört bist, dann wirst du auch deutlich produktiver sein.

00:12:47: Tobias, für ihn ist Bewegung eine ganz große Sache.

00:12:49: Er liebt es nämlich leider durch Social Media Kanäle zu scrollen und jetzt hat er aber festgelegt okay ja ich mache das gern aber das mach' ich ab jetzt nur noch abends.

00:12:58: Pausen am Arbeitstag die werden von jetzt an aktiver gestaltet.

00:13:01: Das kostet ihnen ein bisschen Überwindung.

00:13:03: Aber danach ist er meist konzentrierter bei der Arbeit Und genauso soll's hier auch sein.

00:13:07: Vanessa ist ein bisschen anders, die lässt nämlich Pausen ganz gerne ausfallen.

00:13:09: Denn was hat sie gemerkt?

00:13:11: Es lässt sich besonders gut und ablenkungsfrei arbeiten wenn alle anderen in der Mittagspause sind!

00:13:16: Das ist nun aber nicht Sinn der Sache dass ihr dadurch arbeitet.

00:13:18: also gilt für Sie von nun an pausen haben immer vorrang.

00:13:21: es ist einfach nicht okay auf pausend zu verzichten nur weil die arbeitsumgebung sonst zu unruhig ist.

00:13:25: das ist nämlich nicht Ihr Fehler und dann setzt sie lieber bei den anderen punkten an diese ja hier schon in dieser episode angegangen ist.

00:13:33: Dann haben wir noch einen Ansatz, der ist ganz interessant.

00:13:36: Besonders für diejenigen, die gerne mal ein bisschen zu viel Gas geben.

00:13:39: Stell dir mal vor du hast dir jetzt mühsamen Zeitfenster von einer Stunde für ablenkungsfreies Arbeiten reserviert.

00:13:45: Jetzt kann es ja sein dass du wie folgt das ganze angehst Du gibst Vollgas von der ersten Minute an um bloßviel zu schaffen.

00:13:52: Das kann ein Zeichen dafür sein Dass du A zu wenig solcher Zeitfenste hast und B deine Ziele zu hoch angesetzt hast.

00:13:59: In der idealen Welt gelingtest ihr mit genau dem richtigen Antrieb konzentriert auf den Ziel hinzuarbeiten und multitasking zu vermeiden.

00:14:07: Wieder zum Beispiel, Tobias fühlt sich bei dem Thema gar nicht so angesprochen.

00:14:10: besonders diese Fokusphasen genießt er sehr.

00:14:13: Er trinkt dann gerne bewusst noch in der Tasse Kaffee nebenbei und merkt das ist eine Zeit wo er wirklich gar mit einem starken und angenehmen Fokus arbeitet.

00:14:24: Vanessa fühlt sich bei dem Thema allerdings total schuldig, denn sie hat so wenig ruhige Zeit zum Arbeiten dass sie dann schnell so einen Überdrehmodus einschaltet um die Zeit zu hundertzwanzig Prozent auszunutzen.

00:14:35: Fühlt sich das gut an?

00:14:36: ist das besonders produktiv?

00:14:38: eher nicht So, das waren also die Punkte, die man mal anschauen kann.

00:14:43: Wenn man das Gefühl hat ich möchte gerne ein bisschen mehr Fokuszeit in meinem Arbeitsalltag haben Ich möchte mit weniger Ablenkung arbeiten.

00:14:49: Ich fasse nochmal die Punkte zusammen.

00:14:51: Einmal ging es um den geeigneten Arbeitsplatz.

00:14:52: Wie kann ich mir denn so einrichten dass ich eben auch wirklich gute Voraussetzungen habe?

00:14:56: Dann das Thema Bedürfnisse und Grenzen kommunizieren.

00:14:59: Das ist ein bisschen der Umgang mit anderen.

00:15:01: Technik Setup ganz wichtig Flugmodus nicht stören Modus was auch immer.

00:15:06: Zeitmanagement-Techniken können sehr dabei helfen wenn ich dann mal Zeit freigeschaufelt habe, die Zeit auch gut zu nutzen.

00:15:13: Eine passende Arbeitsroutine ist wichtig.

00:15:15: also dieses Thema wie ticke ich denn?

00:15:18: Wann kann ich so was am besten unterbringen?

00:15:19: möchte ich mehr Struktur weniger Struktur und so weiter Aufgaben priorisieren sowieso schon immer wichtig aber umso wichtiger wenn ich vielleicht mal einen Zeitfenster habe damit ich auch wirklich weiß okay was liegt den jetzt wirklich an?

00:15:32: Pausen machen Batterien aufladen erwähne ich gerne immer wieder und nicht überdrehen, wenn dann tatsächlich mal so ein Zeitfenster da ist.

00:15:41: Falls du jetzt mal wieder denkst, das ist doch gar nichts Neues.

00:15:43: Das weiß ich doch alles schon.

00:15:44: trotzdem Ich wiederhole mich da gern Denn viele stören sich ja an ihrem arbeitsalltag die kennen auch mögliche Stellschrauben aber sie wenden Sie nicht an.

00:15:54: Also sie einfach die episode so ein bisschen als Erinnerung und überleg mal hey wo setze ich denn schon was um Wo möchte ich es dann eigentlich anders haben?

00:16:02: oder vielleicht stellst du dir auch fest?

00:16:04: Ich bin richtig gut aufgestellt Und dann kannst du jetzt auch mit dem sehr guten gefühl aus dieser episode rausgehen.

00:16:10: Also, das war's für heute.

00:16:12: Ich hoffe du konntest ein bisschen was mitnehmen in paar Anregungen und ich hoffe auch dass wir uns beim nächsten Mal wieder hören.

00:16:18: bis dahin!