PLG 229: Die 8 besten Strategien, um produktiv in den Tag zu starten

00:00:01: Stell dir vor, du stützt dich morgens ins Büro.

00:00:02: Du verlierst dich gleich mal als erstes in deinem E-Mail-Postfach.

00:00:05: Entdeckst dort einen angefangenen Bericht noch vom Vortag und stellst fest, dass in zehn Minuten schon das erste Meeting losgeht.

00:00:12: Das ist jetzt nicht so ein richtig optimaler Start in den Arbeitstag!

00:00:15: In dieser Episode schauen wir mal auf acht Strategien die sich bewährt haben wie du besser in den Tag startest.

00:00:26: Wo Projekte einfach und aufregend sind.

00:00:36: Let's get started!

00:00:42: Hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast.

00:00:45: Das ist der Podcast für pragmatische Projektmanager und solche die es werden wollen.

00:00:49: Wenn man pragmatisch arbeitet dann will man natürlich sich auch irgendwie so halbwegs gut selbst organisieren und ein guter Tagesstart ist doch eine wirklich gute Basis um das Beste rauszuholen.

00:01:00: Ich habe acht Strategien mitgebracht.

00:01:01: ich sage gleich vorab nicht alle beziehen sich ausschließlich auf den Start des Tages aber ja im weitesten Sinne schon Ja, die erste Strategie passt schon gut zum Start des Tages.

00:01:13: Da halte ich für unglaublich wichtig und das sind die glasklaren Prioritäten!

00:01:17: Das Motto lautet hier – Ich setze klare Prioritäten um meine Energie- und Zeiteffizienz zu nutzen.

00:01:23: Ein richtig guter Start in den Tag.

00:01:25: sieht so aus dass du einfach mal schaust hey wie sieht es denn aus mit meinen Aufgaben?

00:01:27: Was steht an?

00:01:29: Und dann natürlich nicht nur schauen was steht an sondern was ist denn am wichtigsten?

00:01:34: Was muss auch am dringendsten erledigt

00:01:35: werden?!

00:01:37: Im Idealfall hast du dafür schon am vorigen Arbeitstag, idealerweise eben am Abend oder Nachmittag des Vortages etwas Vorarbeit geleistet.

00:01:44: Ich komme dann gleich nochmal bei Strategie Nummer acht drauf zu sprechen.

00:01:49: Wir haben ein paar Artikel zum Thema priorisieren bei uns auf der Website.

00:01:53: ich verlinke zu dem Artikel zu dieser Episode auf der Webseite und da gibt es eine ganze Menge Unterartikel.

00:01:59: Da kannst Du gerne noch mal reinschauen.

00:02:01: Die zweite Strategie ist dann wirklich so eine Art Tagesplanung, also wir haben uns einen Überblick verschafft.

00:02:05: Wir wissen welche Prioritäten prinzipiell anstehen und können unser zweiter Motor anschauen.

00:02:10: Ich habe ein klaren Plan für den Tag und auch Zeit für Unvorhergesehenes Und speziell das Zweite Also unvorher gesehen.

00:02:17: es ist ein ganz wichtiger Punkt.

00:02:19: Also, du weißt ja schon was ungefähr anliegt.

00:02:21: Das kannst du das Ganze in eine Art Zeitplan packen.

00:02:24: Setzt dir den realistischen Zeitrahmen um sowas wie Überlastung und Hektik zu vermeiden?

00:02:29: Da gibt es so ne schöne Regel, vierzig-sechzig-Regel bin ich ziemlich schlecht drin muss ich sagen Die besagt nämlich dass nur sechzig Prozent der zur Verfügung stehenden zeit auf wirklich verplant werden sollte.

00:02:39: die restlichen vierzig prozent sind puffer für unvorhergesehene Ereignisse oder unterbrechungen oder Verzögerung.

00:02:44: Der vorteil liegt natürlich auf der hand.

00:02:46: Du bist flexibler kannst eben auf Dinge auch mal flexibel reagieren und du erspaarst dir eine ganze Menge Frust, wenn dein sorgfältig vollgepackter Zeitplan durch Kleinigkeiten gesprengt wird.

00:02:58: Wie gesagt da kann ich noch ein bisschen an mir arbeiten denn ich neige immer dazu was nur sechzig Prozent verplanten.

00:03:02: die vierzig prozenten die können doch kein Leerlauf sein.

00:03:04: aber immer wenn ich es mal versucht habe hab ich festgestellt leerlauf Passiert nicht.

00:03:10: Selbst wenn tatsächlich mal nichts Unvorhergesehenes passiert, wenn alles reibungslos läuft die vierzig Prozent sitzt man ja dann nicht rum und dreht Däumchen sondern es finden sich schon Dinge die zu tun sind.

00:03:20: aber das Ganze fühlt sich eben deutlich entspannter an.

00:03:24: Wichtig hier an der Stelle, auch wenn ein Teil des Arbeitstages nicht durch dich selbst sondern zum Beispiel durch dritte oder durch äußere Vorgaben geplant wird solltest du immer versuchen den genügend großen Puffer freizuhalten und nicht weil du ja dem möglichst viele Pausen ermöglichen möchtest.

00:03:40: Sondern einfach damit es weniger hektisch ist und damit du auch mit einem konzentrierten Fokus arbeiten kannst statt komplett unterhegtig.

00:03:49: Fokus ist auch ein gutes Stichwort.

00:03:51: Die dritte Strategie lautet Fokussphasen-Einplan mit dem Motto, ich schaffe mir Freiräume für ungestörtes Arbeiten weil ich dann die größten Fortschritte mache.

00:03:59: Ich weiß ja nicht wie du am effizientesten arbeitest bei mir es ganz klar immer dann wenn ich mich auf eine einzige Sache konzentrieren kann Wenn ich multitasking vermeide, wenn ich Ablenkungen möglichst auch vermeide.

00:04:10: Das ist natürlich nicht immer einfach im hektischen Projektalltag vielleicht noch um Großraumbüro oder in Situation wo man ständig verfügbar sein muss.

00:04:18: Aber wichtig hier, wir hören ganz oft solche Aussagen wie... Naja, ich kann das nicht.

00:04:23: Ich kann dich einfach über meine Zeit komplett frei entscheiden Aber da gibt es ja nicht nur schwarz und weiß.

00:04:29: oft ist es natürlich so dass wir zu einem gewissen maß Organisiert werden durch andere durch Meetings durch unterbrechung und was auch immer.

00:04:37: aber Es liegt natürlich trotzdem an uns kleine ich sag mal so inseln im arbeitsalltag zu schaffen Und die können dir mir das gute gefühl geben wichtige themen konzentriert voranzubringen ohne ständig unterbrochen zu werden.

00:04:51: also Ich versuche, wann immer es geht dir Zeitfenster zu reservieren in denen du wirklich ungestört arbeiten kannst und in denen vielleicht auch mal wirklich nicht erreichbar bist.

00:05:00: Pomodoro-Technik kennst Du sicherlich!

00:05:02: Ist eine ganz bekannte Methode die ich sehr gerne benutze.

00:05:06: Immer wenn ich so ein bisschen aus dem Rhythmus rauskomme, erinnere ich mich wieder daran wie gut ich damit arbeiten kann und bin dann gleich noch ein motivierter häufiger sie wieder hinzusetzen.

00:05:16: Wenn wir mal beim Thema Tagesplanung sind, dann passt nochmal die vierte Strategie dazu und die nennt sich Aufgabendelegieren.

00:05:21: Das Motto hier andere können vieles besser als ich und das werde auch nutzen.

00:05:25: Man sollte sich immer wieder daran erinnern wenn ich jetzt ein Projekt leite, ist es nicht meine Aufgabe alles selbst zu erledigen.

00:05:32: stattdessen bist du in dem Fall automatisch eine Führungskraft und damit auch verantwortlich deine und die Kompetenzen deines Teams auch effektiv einzusetzen.

00:05:42: Wenn du jetzt so jemand bist, der gerne an inhaltlichen Feinheiten arbeitet, dann musst du dich wahrscheinlich besonders zurückhalten.

00:05:49: Denn vermutlich gibt es in deinem Team Experten die sich richtig gut auskennen, die aber keinen Überblick haben über den... Projektfortschritt oder die Stakeholder-Kommunikation.

00:05:59: Also das sind deine Aufgaben, solltest also immer noch mal überprüfen ob du auch wirklich ausreichend Zeit auf dich ausreichender auf die strategisch wichtigen Aufgaben konzentrierst und dein Team optimal einsetzt.

00:06:11: Auch dazu haben wir ein paar Artikel delegieren.

00:06:13: warum fällt das vielen so schwer?

00:06:15: wie geht es am besten?

00:06:16: schau gerne nochmal im Artikel nach den ich in den Show Notes verlinke.

00:06:20: Dann die fünfte Strategie ist das Thema Kommunikation.

00:06:23: Das macht doch hier je besser wir uns austauschen, desto besser läuft das Projekt.

00:06:26: Was hat das mit dem Start in den Tag zu tun?

00:06:28: Ja es geht ja nicht unbedingt nur um deine Tagesplanung sondern vielleicht auch die des gesamten Teams so was wie ein Daily Scrum oder ganz allgemein ein tägliches Morgen Meeting wie auch immer man das nennen möchte kann eine gute Sache sein.

00:06:41: also Alle treffen sich kurz zum Start des Tages, natürlich abhängig von der Größe des Projekteams um den aktuellen Projektstatus abzusprechen.

00:06:49: Um zu klären was haben wir gerade für Ziele?

00:06:51: Wie sehen die Prioritäten aus?

00:06:53: und vielleicht auch um mögliche Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren.

00:06:57: also nicht nur du statt ist aufgegleist in dem Tag sondern auch das gesamte Team.

00:07:03: Die sechste Strategie haben wir genannt Hochleistungsphasen nutzen, Motto.

00:07:07: Ich nutze genau die Zeiten des Tages für wichtige Themen in denen es mir am leichtesten fällt.

00:07:11: und klar hier reden wir nicht mehr nur über den Tagestart sondern ein bisschen mehr um das optimierte Arbeiten im Tagesverlauf.

00:07:18: aber es muss auf jeden Fall erwähnt werden denn es spielt ein bisschen mit rein.

00:07:23: wie du einen tag auch planst.

00:07:26: Du hast sicherlich schon mal von Themen wie Biorhythmus und Chronotypen gehört.

00:07:31: Vielleicht bist du am frühen Vormittag hochproduktiv, deine Kollegin am späten Nachmittag.

00:07:35: Bestimmt weißt du ziemlich genau wann deine... Zeiten am Tag liegen, in denen du am leistungsfähigen bist.

00:07:42: Bei mir ist das zum Beispiel immer der Vormittag.

00:07:44: Am Nachmittag da versuche ich möglichst Aufgaben hinzulegen wo ich einfach ein bisschen weniger leisten muss.

00:07:50: Ein bisschen einfacherer Aufgaben weil ich weiß früher morgen noch auf dem Vormitag, da klappt es bei mir am besten.

00:07:55: Ja und je besser man das natürlich von sich weiß, desto besser kann man dieses Wissen auch nutzen und solche Zeiten wann immer möglich für konzentriertes Arbeiten an anspruchsvolleren Aufgaben nutzen.

00:08:05: Das sind dann die Zeiten des Tages in denen Arbeit am schnellsten vorankommt und nachdem du dich am zufriedensten fühlst.

00:08:12: Also jeder geht ja gerne mit einem Gefühl von der Aufgabe, wenn gesagt Ja jetzt bin ich richtig gut vorangekommen.

00:08:19: Die siebte Strategie hat auch mit Tagesplanung zu tun sollte man aber vor allem im Tagesverlauf immer wieder im Blick behalten.

00:08:25: Und das ist so wichtige und oft vernachlässigte Thema.

00:08:27: Pausen Das Motto hier.

00:08:30: mein Telefon lade ich ja auch regelmäßig auf bevor irgendwann der Akku leer ist.

00:08:33: wir selbst sind da manchmal ein bisschen schlecht drin finden das.

00:08:39: Überflüssig tatsächlich und viele hätten gern Pausen, wissen auch wie wichtig das ist.

00:08:43: Aber haben in Anführungsstrichen keine Zeit dafür.

00:08:45: aber es ist eben nachgewiesen ein super wichtiger Punkt um dauerhaft leistungsfähig zu bleiben.

00:08:50: also nehmen die bewusst regelmäßige pausen besonders wenn du weißt dass du jemand bist sehr sowas gerne mal weg priorisiert.

00:08:57: hier geht's darum ja dem Kopf ein bisschen Entspannung zu geben andere Eindrücke zusammen dich zu bewegen.

00:09:03: ganz wichtig einfach mal was anders zu machen.

00:09:06: Bewegungen ist ein wichtiger punkt sollte nicht unbedingt so aussehen, dass du einfach sitzen bleibst und vielleicht keine Ahnung irgendeine Social Media Website öffnest.

00:09:14: Zwei Artikel motivieren dich hoffentlich Pausen nicht ausfallen zu lassen.

00:09:18: auch die haben auf unserer Website da geht es allgemein nochmal drum warum pausen so wichtig sind.

00:09:21: das haben wir auf uns ein paar schöne Studienergebnisse mit drin und dann gibt's einen Modell das sogenannte Drama-Modell.

00:09:27: das ist eine Art wie ein Rezept ist wie eine perfekte Pause aussehen kann.

00:09:33: Die achte Strategie kommt ganz zum Schluss, hatte ich vorhin schon mal ganz kurz angedeutet.

00:09:37: Das Motto lautet hier je besser ich mich selbst kenne desto effektiver kann ich meine Stärken nutzen und an Schwächen arbeiten.

00:09:42: es geht also um das Thema Selbstreflexion und die sollte nicht nur so ein bisschen nebenbei passieren idealerweise sondern fest mit eingeplant werden.

00:09:49: Also diesen letzten Punkt führst du idealerweise am Ende eines Arbeitstages durch indem du dir Zeit nimmst um mal darüber nachzudenken wie lief's denn?

00:09:57: Was lief gut heute?

00:09:58: Was liefen nicht so gut?

00:10:00: Hat mein Plan denn funktioniert, falls nicht.

00:10:02: Warum hat es denn nicht funktioniert?

00:10:04: War das wirklich eine Ausnahme oder ist das ein Muster was ich schon oft erkennt habe?

00:10:07: Was kann ich vielleicht in der Zukunft besser machen?

00:10:10: und vor allem auch was sind die wichtigsten Aufgaben und Prioritäten für morgen?

00:10:14: Und dass ist so der Zirkelschluss auch zur ersten Strategie.

00:10:17: Das lässt dich einfach supergut in den nächsten Tag starten Denn du kennst ja schon deine Prioritäten.

00:10:23: Du weißt schon ungefähr was anliegst.

00:10:26: arbeitet kannst am nächsten Tag, wenn du vielleicht noch ein bisschen müde bist mit etwas ins Rennen gehen was du dir nicht erst ausdenken musst sondern weil du eben schon mal durchdacht hast.

00:10:36: Also, ich fasse nochmal zusammen.

00:10:37: Wir haben also acht sehr schöne Strategien die uns alle gut durch den Tag führen.

00:10:41: das ist einmal glasklare Prioritäten setzen.

00:10:43: wir müssen also wissen was es wirklich gerade am wichtigsten.

00:10:47: dann eine Tagesplanung die nicht zu überoptimistisch ist ne?

00:10:51: Sechzig-vierzig-Regel ist eine interessante Sache.

00:10:54: Dann Fokusphasen.

00:10:55: einplan also versuche dir Zeitinseln zu schaffen in denen du eben mal nicht erreichbar bist in denen Du wirklich an Themen konzentriert arbeiten kannst Fürthens Aufgaben delegieren.

00:11:05: Du bist kein Einzelkämpfer, sondern es gibt vermutlich Leute die einige Dinge besser können als du und das ist deine Aufgabe als Projektleiterin zu schauen wer kann etwas am besten und nicht alles sollte auf deinem Schreibtisch liegen.

00:11:21: Dann das Thema Kommunikation im Team.

00:11:23: sitzt euch gerne zusammen am Morgen wenn es denn bei euch sinnvoll und möglich ist, um alle gemeinsam noch mal auf den Tag einzustimmen.

00:11:32: Dann wieder persönlich zu dir, schau auf deinen Biorhythmus!

00:11:35: Wann sind denn deine produktivsten Phasen?

00:11:37: Also eine Stunde hochproduktiv am vormittag kann manchmal so viel mehr bringen als wenn du dich keine Ahnung nach der Mittagspause durch irgendwas durchquälst weil das ne Phase ist wo du normalerweise nicht so leichtungsfähig bist.

00:11:50: Pausen, ganz wichtiger Punkt und dann haben wir noch das Thema Selbstreflexion.

00:11:54: Wo du schauen kannst hey was läuft gut?

00:11:56: Wo kann ich noch etwas anderes machen?

00:11:57: und vor allem Was liegt denn morgen an?

00:12:01: Wenn du das jetzt so gehört hast, dann hast du wahrscheinlich gedacht ja weiß ich schon naja Das ist jetzt wirklich kein Hexenwerk.

00:12:06: Trotzdem wir mögen solche Episoden weil es sind vermeintlich kleine Erinnerungen Die jeder schon kennt.

00:12:15: aber Ich meine Sind wir doch mehr ehrlich, wir sind doch alle anfällig dafür uns im täglichen Klein-Klein auch mal zu verzetteln.

00:12:22: Fast alle profitieren davon von solchen Routinen.

00:12:26: Vielleicht sind es nicht alle bei dir vielleicht aber bestimmte Einzige besonders wichtig und das kann sich wirklich erheblich positiv auf die Produktivität auswirken.

00:12:36: Ja, das war es für heute.

00:12:38: In der nächsten Episode bleiben wir so ein bisschen im gleichen Themengebiet.

00:12:41: da geht's auch nochmal um das Thema Fokussierte arbeiten.

00:12:43: wie kann ich möglichst Ablenkung minimieren?

00:12:46: Ich hoffe du hörst dann auch wieder mit rein!

00:12:48: Ich würde mich freuen bis dahin.