PLG 226: Arbeitspakete – was, warum und wie [Basics]

00:00:00: Es soll eine Großveranstaltung organisiert werden, ein riesiger Solarpark entstehen oder vielleicht ein gesundes Snack für zwischendurch entwickelt werden.

00:00:10: alle in allen Details auf einmal im Kopf zu behalten.

00:00:13: Das Schöne ist, es gibt ja verschiedene Methoden um das etwas zu erleichtern und eine Methode ist die Untergliederung in Arbeitspakete.

00:00:20: Arbeitspakete sind ein ganz wesentlicher Bestandteil des vor allem klassischen Projektmanagements dienen dazu umfangreiche Aufgaben wie eben Projekte in überschaubare Einheiten zu unterteilen.

00:00:30: und obwohl das ein so grundlegendes Thema ist haben wir diesen Mal ne ganz eigene Episode gewidmet.

00:00:35: und los geht's nach dem Intro!

00:00:39: Ladies and gentlemen, welcome to the best Project Management Podcast.

00:00:46: Wo projects are made easy und exciting!

00:00:50: Let's get started.

00:00:55: Hallo, hier ist Andrea vom Projekt leicht gemacht Podcast.

00:00:58: Das ist der podcast für pragmatische Projektmanager und solche die es werden wollen.

00:01:03: in dieser Episode geht zum arbeitspakete Und manchmal sind wir so ein bisschen am überlegen also so eine richtig grundlegenden Themen Machen doch irgendwie niemanden so richtig Spaß weil ein bisschen trocken ist ein bisschen definitionslastig Ist vielleicht auch gar nicht so relevant weil jeder weiß genau was gemeint ist.

00:01:19: und dann merken wir aber auch immer wieder dass Wir besonders auch positives feedback bekommen auch auf genau solche grün legenden Sachen.

00:01:26: Manchmal ist Wiederholung einfach... Eine gute Idee.

00:01:29: Man geht mal ein bisschen back to basics und wird vielleicht auch ein bisschen daran erinnert, was man irgendwann mal gelernt hat.

00:01:35: Was man vielleicht in der Praxis aber auch gar nicht mehr so lebt.

00:01:37: Das heißt falls jetzt du denkst oh Gott Arbeitspakete, was ist das denn?

00:01:41: Hör einfach zu!

00:01:42: Vielleicht fühlst du dich einfach nur bestätigt und gehst mit einem guten Gefühl raus dieses hey das hab ich drauf.

00:01:48: Falls du denkest oh ich weiß eigentlich gar nicht so richtig was damit anzufangen umso besser.

00:01:53: dann kannst du noch etwas dazu lernen.

00:01:55: also es ist eine ziemlich grundlegende eine Folge zu einem ziemlich grundlegenden Thema und damit legen wir jetzt mal los.

00:02:01: Was ist denn eigentlich ein Arbeitspaket?

00:02:05: Ein Arbeitspakete ist im Grunde genommen nichts anderes als ein klar definierter Bestandteil des Projekteinhalts.

00:02:11: Jedes Arbeitspaketen, kannst du dir vorstellen wie eben abgeschlossene Aufgabe, abgeschlossenes Aufgabenpaket.

00:02:17: Es hat klare Ziele, es hat einen festgelegten Umfang und idealerweise einen definierten Start- und Endtermin.

00:02:23: Und es werden zugeordnete Ressourcen und Verantwortlichkeiten festgelegt.

00:02:27: Was ist die Grundidee?

00:02:29: Ja, so ein komplexes Projekt.

00:02:30: Die viele Arbeit sollen überschaubare Einzelteile untergliedert werden.

00:02:34: Der Fortschritt soll verfolgt werden und es soll ja die Kommunikation und Koordination zwischen den einzelnen Projekten erleichtert werden.

00:02:42: Im Englisch nutzt man auf dem Begriff Workpackage oder WPWP So das klingt jetzt noch ein bisschen theoretisch.

00:02:48: machen wir es mal ein bisschen anschaulich.

00:02:50: Du stellst dir jetzt mal vor du möchtest ein Haus bauen Jetzt kannst du natürlich einfach loslegen ist aber meistens gar nicht so einfach und so.

00:02:58: Es ist meistens bei Projekten, ne?

00:02:59: Denn es fällt uns Menschen nicht leicht alle Details auf einmal im Kopf zu haben.

00:03:04: Stattdessen ist es einfach nur der logische nächste Schritt – es bietet sich einfach an einen großen Brocken in schöne kleine handliche Elemente zu intergliedern.

00:03:13: Im Beispiel Hausbau also sowas wie Genehmigung, Elektrik, Wasser, Fundament, Wände, Dach usw.

00:03:20: Und jedes dieser Arbeitspakete enthält spezifische Unteraufgaben, da werden Ziele für festgelegt.

00:03:25: Das werden vielleicht auch schon Termine festgelegt und auch Ressourcen zugeordnet.

00:03:29: Und indem man das so ein bisschen aufteilt wird der gesamte Prozess des Hausbaus viel einfacher zu überblicken und das Ganze wird kontrollierbarer.

00:03:37: Im Endeffekt kann sich eben auch dann nur eins dieser Pakete hernehmen und kann schauen okay wo stehen wir denn da?

00:03:43: Haben wir da den Überblick?

00:03:44: wissen wir was wir alles tun sollen?

00:03:45: es sind einfach leichter handhabbare Einheiten und leichter auch irgendwo verdauliche Einheiten.

00:03:51: In klassisch geplanten Projekten, da werden Arbeitspakete im Rahmen der sogenannten Grobplanung in der Projektstrukturplanung definiert und sie stellen die kleinste Einheit im sogenannten Projekt Strukturplan oder auch PSP dar.

00:04:02: Klingt alles ein bisschen theoretisch.

00:04:04: falls du Projekte leitest dann hast du wahrscheinlich Arbeit das im Kopf und nutzt es auch an der Praxis.

00:04:08: Falls nicht auch dazu haben wir einige Links beziehungsweise Artikel und Link findest Du in den Show Notes Wenn wir jetzt mal gucken, okay ja habe ich verstanden.

00:04:17: Wir wollen also eine große Aufgabe in kleinere handhabbare Elemente untergliedern.

00:04:22: wie mache ich das denn jetzt?

00:04:24: Ja normalerweise werden Arbeitspakete in einer festgelegten Form beschrieben.

00:04:28: diese fest gelegte Form kann aber sehr stark variieren.

00:04:31: Also stellt ihr einfach ne Art Formblatt vor.

00:04:33: Das kann eine Tabelle sein und es kann ein Formular sein Und was genau da drin steht also Inhalt und Aufbau können sich je nach Unternehmen Je nach Branche und je nach Projekt unterscheiden.

00:04:43: Es gibt so ein paar typische Elemente, die fast immer drin sind und so eine Arbeitspaketbeschreibung.

00:04:47: Das ist einmal der PSP-Code also der Projekt Strukturplan Code.

00:04:51: Ist im Grunde genommen nichts anderes als ja ne eindeutige ID, ein eindeudiger Code den du dann im Projekt Strukturplan wiederfinden solltest aber auch in anderen Bereichen.

00:05:01: Also wenn es zum Beispiel dann um eine Kostenkalkulation geht.

00:05:05: So eine eindeute Idee ist immer ne spannende Sache besonders, wenn's sehr viele Arbeitspakete gibt, weil man auch intern in der Kommunikation natürlich sich unterhalten kann.

00:05:13: Hey das Arbeitspaket P five drei zero sechs zum Beispiel.

00:05:17: wie sieht es denn da aus?

00:05:19: Also durch eine eindeutige Zuordnung weiß dann auch jeder worum es geht Dann hat ihr das Arbeitspaket klar den Titel, also hier ist Klarheit und Einfachheit entscheidend.

00:05:28: Und hier sollte jeder sofort wissen worum es geht denn hier?

00:05:31: Dann eine Beschreibung.

00:05:32: die kann ein bisschen detaillierter sein je nach Projekt.

00:05:34: Das Arbeitspakett sollte so beschrieben werden dass es idealerweise ohne weitere Erklärungen an einen Projekt Beteiligten abgegeben werden kann.

00:05:43: Das ist natürlich nicht immer praxisrelevant.

00:05:45: Also es sollte oder muss nicht der Anspruch sein dass jemand Einfach nur das Formblatt nimmt und ohne weitere Erläuterung das eigenständig umsetzen kann.

00:05:54: Aber es sollte so gut wie möglich beschrieben sein, dass da erstmal keine Fragen offen bleiben.

00:05:58: Dann kann man noch weiter in die Tiefe gehen und Unteraktivitäten beschreiben vor allem wenn die Arbeitspakete eher grob definiert sind.

00:06:06: Wenn's eher klein ist dann kann der Schritt auch übersprungen werden.

00:06:09: Es geht nicht darum alles nochmal ganz ganz kleinteilig aufzulisten.

00:06:13: Erwartet der Ergebnisse ist schon ein recht wichtiger Punkt.

00:06:15: Na was soll denn am Ende rauskommen?

00:06:17: Also welche Ergebnisse sollen entstanden sein?

00:06:19: Benötigte Ressourcen, das ist eine spannende Frage.

00:06:21: also welche Personal- und welcher Sachmittel werden benötigt?

00:06:27: Zeitangaben wird in Projekten manchmal unterschiedlich gehandhabt.

00:06:29: bei manchen steht nur so etwas da wie... Was ist die Dauer?

00:06:33: Manche legen feste Termine schon fest.

00:06:36: Manchmal ist aber auch das Arbeitspaket rein auf den Inhalt beschrieben weil die sich auch dann doch schnell ändern können.

00:06:45: Aufwandkosten ist ein Punkt, also zum Beispiel wie viele Personentage werden dafür... kalkuliert, welche Kosten werden dafür anfallen.

00:06:53: Die verantwortliche Person eine Person sollte für das Arbeitspaket die Verantwortung tragen.

00:06:58: Es könnten natürlich bei Arbeitspaketen noch weitere Personen bei der Umsetzung unterstützen aber es sollte eben die Verantwortung bei einer einzigen Person liegen und idealerweise solltest du eine Arbeitspaketschreibung auch noch ne Angabe enthalten über die Fortschutzgradmessungen.

00:07:13: also woran merken wir denn dass wir vorankommen?

00:07:16: Das ist jetzt nur eine grobe Auflistung.

00:07:19: Also so was wie jedes Arbeitspaket sollte eben ja einen Titel haben, den PSP Code erwartet der Ergebnisse und so weiter.

00:07:25: Und das kann man natürlich noch... deutlich aufblähen.

00:07:29: Je nach Projekt und Unternehmen können da noch so was dazu kommen wie Schnittstellen, also zu anderen Arbeitspaketen oder Personen oder Projekten oder auch welche Voraussetzungen müssen für die Erledigung des Arbeitspakets erfüllt sein.

00:07:42: Also was muss bereits erledigt sein damit wir starten können?

00:07:45: zum Beispiel?

00:07:46: Manche geben noch Risiken bei diesem Arbeitspaket an oder auch Dokumente als Anlagenangaben zur Abnahmefreigabe usw.. Du siehst also, das kann schon ziemlich umfangreich werden.

00:07:58: Also wenn wirklich alles detailliert dort aufgeführt wird dann ist es manchmal nicht nur ein kleines Formblatt sondern das kann umfangreich werden.

00:08:05: Hier ist wichtig Es muss natürlich entschieden werden welcher Umfang für das jeweilige Projekt angemessen ist Wenn zu einer Arbeitspaketbeschreibung.

00:08:13: wenn die Erstellung länger dauert als die Umsetzung der Inhalte selbst?

00:08:16: Na ja dann ist das vielleicht nicht so richtig gut gelungen.

00:08:19: Wenn wir jetzt noch mal ein bisschen zusammenfassen, können wir nochmal schauen was macht denn jetzt konkret ein Arbeitspaket aus?

00:08:25: Die wichtigsten Merkmale sehen wie folgt aus.

00:08:28: Also ein Arbeitsparkett sollte immer genau einen Verantwortlichen haben.

00:08:31: das habe ich schon gesagt.

00:08:32: Ein Arbeitspakett umfasst immer den abgeschlossenen inhaltlichen Projektbereich der sich von anderen klar abgrenzen lässt.

00:08:39: Eine Arbeitspaket endet immer mit der Erreichung eines bestimmten Ergebnisses, es wird durch einen PSP-Code eindeutig identifiziert – das ist also sozusagen diese ID -, ist die kleinste Einheit im Projekt Strukturplan und so ein Arbeitspakett kann dann in der Feindplanung als in der Termin- und Ablaufplanung weiter in Vorgänge untergliedert werden.

00:08:56: Im Blogartikel zum Thema findest du auch noch mal so ein Beispiel, dass es noch ins Screenshot aus einem Wirtdokument kannst du dir mal anschauen wenn du auf den Link in den Show Notes klickst.

00:09:05: Wenn du jetzt das alles gehört hast, denkst du dir vielleicht noch eine Dokumentation.

00:09:10: Aber es ist schon so dass man Arbeitspaket eine Menge Vorteile hat.

00:09:14: Brauchst du wirklich in jedem Projekt eine formelle Arbeitspakettbeschreibung?

00:09:20: Jein, also die Projektstrukturplanung ist ein typisches Werkzeug im traditionellen bzw.

00:09:25: planbasierten Projektmanagement.

00:09:27: Falls du im agilen Umfeld unterwegs bist wirst du wahrscheinlich eher keine traditionellen Arbeitspakete definieren und es ist auch so dass in überschaubaren Projekten nicht immer Arbeitspaketbeschreibungen erstellt werden.

00:09:40: Aber je komplexer, dass das Projekt wird, desto mehr Vorteile bieten solcher Arbeitspakete eben auch.

00:09:46: Und das erste ist einfach das Thema Strukturierung und auch Klarheit.

00:09:50: also wenn ein Projektinhalt strukturiert aufgeteilt werden dann werden automatisch klare Ziele, Aufgaben und Ergebnisse definiert was zu einem besseren Verständnis für alle Projektbeteiligten führt.

00:10:03: Es ist einfach leichter es zu überblicken wenn ich viele kleine Elemente habe als ein großes Was ja oft komplexes und in allen Details eben nicht so leicht zu durchschauen.

00:10:13: Und das schon der zweite Vorteil eben diese Überschaubarkeit.

00:10:16: also komplexe Aufgaben werden kleinere handhabbare Einheiten zerlegen.

00:10:20: dass fällt uns Menschen einfach leicht dazu überblücken.

00:10:24: Das unterstützt auch bei der Planbarkeit.

00:10:26: Also Arbeitspakete erleichtern die Planung im Detail, indem sowas wie verantwortliche festgelegt werden.

00:10:32: Es ist nicht einfach nur wer baut das Haus sondern wer es zum Beispiel für die Elektroinstallation tätig.

00:10:37: Man kann also viel leichter Aufgaben dann auch Verantwortlichen zuweisen.

00:10:42: Außerdem werden Arbeitspaketen definiert und kann man den Projektvortritt besser überwachen.

00:10:47: Man kann einfach genauer schauen, okay welche der Arbeitspakete sind denn schon abgeschlossen statt?

00:10:52: Na das Haus ist irgendwie zu zwei Dritteln fertig.

00:10:55: Also man kann viel Feingliedriger das ganze betrachten und auch viel klarere Informationen bekommen Was auch hilfreich ist, indem zum Beispiel einzelne Teammitglieder Arbeitspakete zugewiesen bekommen kann man sich auf diesen Bereich konzentrieren.

00:11:09: Also wenn ich jetzt drei Pakete als verantwortlicher Formel habe dann ist das mein Aufgabenbereich und nicht zwingend noch die twenty-fünf anderen.

00:11:16: hilft also auch bei der Arbeitsorganisation der Einzelnen.

00:11:21: Das Thema Kommunikation hatte ich vorhin schon mal angesprochen.

00:11:23: Also, vor allem wenn es eben diese eindeutigen IDs gibt dann erleichtern Arbeitspakete die Kommunikations zwischen den Projektbeteiligten weil es einfach einen klaren Bezug gibt.

00:11:34: Einzelne Arbeitspaketen können identifiziert werden Es werden klare Ziele und Anforderungen definiert und über die kann man auch reden.

00:11:41: Falls du jetzt noch nie eine Projektstrukturplanung gemacht hast also noch dein Projekt noch nie in Arbeitspaket untergliedert hast dann stellt sich vielleicht die Frage Wie groß soll denn so ein Arbeitspaket sein?

00:11:52: Und das auch gar nicht so leicht zu beantworten.

00:11:55: Denn damit Arbeitspakete wirklich ihre Stärke ausspielen können, ist die richtige Größe schon wichtig.

00:12:01: Hängt von verschiedenen Faktoren ab zum Beispiel vom der Komplexität der Aufgabe.

00:12:06: Wichtig zu sagen ist schon mal, es gibt jetzt kein festes Maß.

00:12:09: Also ein Arbeitspaket muss immer, keine Ahnung, zehn Personen Tage oder so dauern Denn das hängt natürlich immer von der Art des Projekts und den individuellen Präferenzen auch irgendwo ab.

00:12:20: Was ist das Risiko wenn das Arbeitspakett zu groß wirkt?

00:12:24: Dann wird schnell unübersichtlich.

00:12:25: also generell ist ja eine Arbeitspakette wie ein kleines Projekt im Gesamtprojekt.

00:12:32: Es soll ja Struktur geschaffen werden, es soll eine Übersichtlichkeit geschaffen.

00:12:35: Wenn ein Arbeitspaket so groß ist, dass man sich nicht überblicken kann, dann ist das vielleicht ein bisschen zu groß.

00:12:41: und wenn zu viele kleine Arbeitspakete definiert werden, dann kann das natürlich dazu führen, dass alle schnell den Überblick verlieren und der Verwaltungsaufwand in keinem sinnvollen Verhältnis zum Projektinhalt steht.

00:12:53: Es gibt ein paar Fragen die können ein bisschen dabei helfen, so einen Gefühl zu entwickeln was eine ideale Größe ist.

00:13:02: Erstens ist es eine zusammenhängende in sich abgeschlossene Funktion oder Aufgabe.

00:13:07: Also idealerweise sollte ein Arbeitspaket eigenständig bearbeitet werden können, ohne dass es weitere Abhängigkeiten und Rückfragen erfordert.

00:13:14: Dann ist das Arbeitspakett sinnvoll an einen verantwortlichen Delegierbar.

00:13:18: Drittens können klare Ziele definiert werden – also ein Arbeitsparkett sollte klare messbare Ergebnisse liefern und dadurch kann dann der Fortschritt überprüft und auch der Erfolg des Arbeitspakets bewertet werden.

00:13:30: Und dann noch passt das Arbeitspaket gut ins Gesamtgefüge des Projekts.

00:13:34: Idealerweise geht nicht immer ganz, aber idealerweise haben die Arbeitspakete innerhalb eines Projektes einen ähnlichen Komplexitätsgrad.

00:13:42: Wenn du zum Beispiel den Flugzeug baust, machen wir es mal ganz platt, dann wäre jetzt das Arbeitsparket Abstimmung mit dem Lieferanten für die Stoffbezüge der Piloten-Sitze vielleicht ein bisschen klein gewählt und wäre eher eine der vielen Aufgaben im Arbeitspaketen Pilotensitz konzipieren.

00:14:00: Es gibt im Netz eine Faustformel, demnach sollte in einem Arbeitspaket mindestens fünf Personen Tage und maximal zwanzig Personen Tage umfassen.

00:14:08: Oder auch fünf Prozent des Gesamtaufwands ist ebenfalls eine Richtgröße die manchmal genannt wird aber erfahrungsgemäß kann das sehr unterschiedlich ausfallen.

00:14:16: dann ist einfach sehr abhängig davon wie groß und komplex das Projekt ist Und letztendlich spielt auch Bauchgefühle eine große Rolle.

00:14:24: am besten raus, was am besten für dein Team und für deinen Projekt funktioniert.

00:14:29: Und hier ist einfach irgendwie eine gute Balance gefragt zwischen Übersichtigkeit und ausreichender Größe.

00:14:35: Wenn das gelingt, dann klappt es auch gut!

00:14:38: Wenn du jetzt Arbeitspakete definieren möchtest, habe ich noch vier Tipps für dich.

00:14:42: Der erste hol die am besten inhaltliche Hilfe.

00:14:45: Keiner ist Experte in allem, wenn du dir unsicher bist was genau zu erledigen ist.

00:14:50: Also was gibt es denn vielleicht für Abhängigkeiten oder sowas?

00:14:53: Oder wie lange könnte etwas dauern?

00:14:54: dann holt ihr Fachexperten aus dem Team dazu.

00:14:57: Ihr könnt diese Arbeitspaket Beschreibung auch gemeinsam erstellen und das hilft nicht nur dabei dass das Ganze genau ist und plausibel sondern kann auch die Motivation im Team erhöhen.

00:15:06: Es wird einfach jemand mit einbezogen.

00:15:09: Dann zweiter Tipp, klare Ziele und Aufgaben definieren.

00:15:12: Ich habe schon gerade gesagt also ein Arbeitspaket ist ja wie in den Mini-Projekt im Projekt.

00:15:16: Also wir brauchen auch hier klare und messbare Ziele nicht nur um Gesamtprojekt sondern auch für jedes Arbeitspakett.

00:15:23: Dann, der dritte Tipp nutze die Arbeitspakete fürs Projekt-Controlling.

00:15:27: Also es ist eine wirklich gute Basis um deinen Projektfortschutz zu kontrollieren.

00:15:31: Du kannst was wie Fortschutzgradmessungen einbauen zum Beispiel.

00:15:35: ein Arbeitspaket ist zu twentyfünf Prozent erledigt und so kannst du auch gut erkennen ob deine Zeitplanung im Projektverlauf funktioniert.

00:15:42: Wenn du da noch Kosten pro Arbeitspakett definiert hast oder abgeschätzt hast dann kannst du das kostenseitige Projektcontrolling drauf aufsetzen Und Software kannst du als Unterstützung verwenden.

00:15:53: Es gibt Software Tools, es gibt Vorlagen die du als Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitspaketbeschreibung einfach verwenden kannst.

00:15:59: wird's ein bisschen einfacher So zusammengefasst zu dieser Grundlagenfolge oder zu diesem thematischen Grundlagenthema.

00:16:08: Du kannst mit Arbeitspaketen deine Projekte einfach strukturierter und zielgerichteter aufsetzen, indem du deine Aufgaben ja schön in Arbeitspakete gliederst.

00:16:20: Und je genauer Arbeitspaket definiert sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit dass sie dann auch im Projektverlauf strukturiert gut bearbeitet werden können.

00:16:29: Klingt ein bisschen bürokratisch, ist aber keine lästige Aufgabe.

00:16:32: Ist für manche Projekte absolut essentiell.

00:16:35: Wir sehen das bei unseren Teilnehmern in der Projektmanagement-Weiterbildung.

00:16:40: Bei manchen vor allem größeren Projekten gibt es gar keine Diskussion ob Arbeitspakete erstellt werden können und für Manche die so ich sag mal in kleineren Unternehmen arbeiten teilweise auch im öffentlichen Bereich läuft das nicht so natürlich, weil es einfach nicht so gelebt wird.

00:16:54: In jedem Fall ist es keine lästige Aufgabe sondern bietet vor allem die Möglichkeit des Projektinhaltlich in einer gewissen Tiefe zu durchdenken und hilft einfach dabei ja das ganze komplexe Vorhaben ein bisschen ein bisschen zu strukturieren und das Gefühl die gefühlte Komplexität zu verringern.

00:17:15: Also ließ gerne nochmal nach, schau dir gerne noch mal das Beispiel im Blockartikel an und ja gebe uns gern Feedback.

00:17:21: ob auch solche grundlegenden Themen mal interessant sind würde mich auf jeden Fall freuen.

00:17:26: Und ansonsten hoffe ich du konntest ein bisschen was mitnehmen und hörst auch beim nächsten Mal wieder mit.

00:17:32: rein bis dahin.

00:17:36: This podcast is presented by ITTP, Virtual Education for Professionals.

00:17:43: Learn all about project management online flexible and of course one hundred percent of Deutsch.