PLG 209: Wer macht was? Mit der AKV-Matrix Ordnung schaffen

00:00:00: Kennst du auch das Akronym Team, also T-A-E-M?

00:00:03: Das steht ja im manchen Zusammenhängen für toll ein anderer Macht.

00:00:07: Ja, und dafür sollte Team, vor allem im Projekt, um Feld natürlich nicht stehen.

00:00:11: Und trotzdem hast du bestimmt schon manchmal so Sätze gehört wie, hey, ich dachte, das macht meine Kolleginnen oder ich wusste gar nicht, dass ich dafür zuständig bin.

00:00:19: Damit genau so was nicht passiert, gibt es eine schöne, einfache Methode und genau darum geht es in dieser Episode.

00:00:26: Ladies and gentlemen, welcome to the best Project Management Podcast.

00:00:33: Wo Projects are made easy and exciting.

00:00:36: Let's get started.

00:00:43: Hallo, hier ist Andrea vom Projekt der Leichtgemacht Podcast und das ist der Podcast für pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen.

00:00:49: Ja, es geht um Teams und vor allem um Teamorganisation, um Projektorganisation und ganz im Detail um die AKV-Matrix.

00:00:56: Hatten wir vor kurzem bei uns auf der Website jetzt auch zum Hören und wir wissen, dass viele entweder nur lesen oder nur hören oder auch beides, wie auch immer wiederholen, tut ganz gut und deshalb kommt es jetzt hier zum Anhören.

00:01:09: AKV ist eine schöne einfache Methode, die aber an einer Stelle so ein bisschen tricky ist, komme ich dann gleich zu.

00:01:16: Noch mal zurück zu einem Beispiel.

00:01:17: Stell dir vor, in Unternehmen entwickelten neues Messgerät mit einer sehr innovativen Sensortechnik und in dem Projekt gibt es solche Inhalte wie Konzeption, Entwicklung, Labor, Tests und dann auch die Markteinführung.

00:01:28: Nur wurden in diesem Projekt die Prototypen leider zu spät im Labor getestet.

00:01:33: Warum ist das passiert?

00:01:34: Weil jeder dachte, jemand anders kümmert sich um die Testplanung und am Ende haben dann wichtige Ergebnisse für wichtige Meilensteine gefehlt.

00:01:41: Das soll vermieden werden und deshalb gibt es die AKV-Matrix.

00:01:45: Was ist das?

00:01:46: Ja, steht für AKV eben Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

00:01:51: Das A, also Aufgaben, also welche Aufgaben übernimmt eine Rolle oder ein Teammitglied, Kompetenzen, welche Entscheidungen kann und darf jemand treffen?

00:01:58: und vor Verantwortlichkeiten.

00:01:59: Wofür ist der oder diejenige verantwortlich?

00:02:02: Und was eben so ein bisschen tricky ist, das ist die Frage, wie diese Begriffe sauber voneinander abgegrenzt werden und deshalb habe ich ein paar Hilfsfragen mitgebracht.

00:02:11: Fangen wir an mit den Aufgaben.

00:02:13: Wenn du nicht genau weißt, welche Aufgaben hast, wobei das der einfachste Teil der Matrix ist, muss ich zugeben, dann kannst du dir Fragen stellen, sowas wie was sind mögliche Arbeitspakete, welche Ziele hat die Person im Projekt, welche Aufgabenbeschreibung stehen in der Stellenausschreibung für die Position, welche konkreten Tätigkeiten soll die Person umsetzen, welche Ergebnisse werden erwartet.

00:02:32: Das ist also beinahe der einfachste Teil.

00:02:34: Jetzt kommen wir zu den Kompetenzen.

00:02:36: Und hier geht es nicht darum, was kann jemand, sondern was darf jemand.

00:02:40: Fragen dazu, welche Entscheidung darf die Person treffen, welche Berechtigung hat die Person, über welche Ressourcen, also Budget, Personal oder Tools darf die Person verfügen, wen darf die Person anweisen oder koordinieren und welche Freigaben darf die Person erteilen.

00:02:53: Und dann haben wir den dritten Bereich, die Verantwortlichkeiten.

00:02:56: Da kannst du dir Fragen stellen, wie welche Prozesse überwacht die Person, für welche Bereiche übernimmt die Person Verantwortung, für welche Ergebnisse oder Meilensteine muss die Person am Ende gerade stehen.

00:03:06: Das ist sicherlich eine der wichtigsten Fragen.

00:03:08: und worüber muss die Person Rechenschaft ab.

00:03:10: und es gibt ein kleines Missverständnis, nämlich bei dem mittleren Bereich, bei dem K, was für Kompetenzen steht, was manchmal Fehlerhaft gedacht wird, ist, dass Kompetenz für etwas steht, was jemand fachlich kann.

00:03:23: Also so was wie derjenige ist richtig kompetent.

00:03:26: im Thema x, y, z. Sondern hier in der Matrix geht es ganz klar darum, was jemand darf.

00:03:31: Es sind also Befugnisse gemeint, die eine Person hat, um Entscheidungen zu treffen oder Ressourcen einzusetzen.

00:03:37: Und deshalb findet man die Methode auch manchmal unter dem Namen ABV Matrix statt AKV Matrix.

00:03:43: Also das B steht hier für Befugnisse und das ist teilweise auch ein bisschen sprechender, weil dann eben nicht diese Verwechslung auftritt.

00:03:49: Kompetenz ist, was jemand kann.

00:03:52: Nein, so ist es eben nicht, sondern Kompetenz in dieser Methode ist gemeint, was darf jemand.

00:03:59: Ein ganz wichtiges Prinzip liegt dieser AKV Matrix zugrunde und das ist das sogenannte Konkurrenzprinzip.

00:04:04: Ist für die Praxis vielleicht vom Begriff ja nicht so relevant, aber inhaltlich ist es natürlich trotzdem wichtig.

00:04:10: Was bedeutet das?

00:04:11: Die drei Bereiche, also Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung, die hängen natürlich eng miteinander zusammen und nur wenn jemand die Kompetenz und Verantwortung hat, kann er oder sie die Aufgabe gut erfüllen.

00:04:22: Was heißt das?

00:04:23: Beispiel dazu?

00:04:25: Stell dir vor, ein Entwicklungsingenieur bekommt die Aufgabe, einen Labor-Test durchzuführen.

00:04:29: So, das ist seine Aufgabe.

00:04:30: Allerdings hat er gar nicht die Befugnis, also die Kompetenz, selbstständig im Labor zu arbeiten.

00:04:35: Dafür braucht er erst mal geschultes Laborpersonal.

00:04:38: Das Labor-Team fühlt sich aber nicht verantwortlich und schiebt die Aufgabe dann zurück.

00:04:42: So, und das führt dann einfach dazu, dass die Tests sich verzögern, das Projektgerät ins Stocken und im Grunde genommen eine relativ einfache Aufgabe wird durch schlechte Organisationen ausgebremst.

00:04:50: Also das Konkurrenzprinzip war nicht erfüllt.

00:04:53: Für die Erfüllung der Aufgabe waren nicht die nötigen Kompetenzen vorhanden.

00:04:59: Wir finden, Projektmanagement soll auch mal locker und menschlich sein.

00:05:02: Es ist eben keine hochteoretische Wissenschaft.

00:05:04: Und um noch viel mehr spannende Inhalte rund ums Projekt teilen zu können, gibt SPLG Plus, also Projekte leicht gemacht plus, als Add-on zu unseren kostenlosen Angeboten.

00:05:12: Das ist unser Mitgliederbereich für alle, die regelmäßig am Thema Projektmanagement dran bleiben wollen.

00:05:17: Schau mal rein, Link findest du in den Shownauts.

00:05:21: Im Blogartikel zum Thema gibt es noch ein ausführliches Beispiel.

00:05:25: Wir haben ja oben schon mal so ein Beispiel aus dem Bereich Sensortechnik.

00:05:28: Da gibt es eine komplette AKV-Matrix mit fünf verschiedenen Projektrollen.

00:05:32: Ich bick mir einfach mal zwei raus.

00:05:33: Bleiben wir beim Entwicklungsingenieur.

00:05:35: Der hat in dieser Beispielmatrix die Aufgaben, Erstellungen der Spezifikation und Vorbereitung von Labor-Tests, Kompetenzen, also die Befugnisse.

00:05:43: Er darf fachliche Vorgaben machen und er darf Testanforderungen definieren.

00:05:47: Und als Verantwortlichkeiten wurden im Projekt festgelegt.

00:05:50: Das ist verantwortlich für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Spezifikation und für die termingerechte Bestellung der Testunterlagen.

00:05:57: Dann nehmen wir mal noch die Rolle Qualitätsmanagement, Aufgaben hier, Durchführung von Qualitätskontrollen und Prüfung von Dokumenten oder der Dokumentation, dann welche Kompetenzen und Fahrt.

00:06:09: Kompetenzen und Befugnisse hat das Qualitätsmanagement, sowas wie Abnahme von Testberichten und Einleitung von Korrekturmaßnahmen.

00:06:15: Das darf also diese Rolle.

00:06:17: Und Verantwortlichkeit, Einhaltung, relevante Normen, Freigabe der finalen Qualitätsdokumentation.

00:06:23: Das als Beispiel, wenn du noch ausführlicher reinschauen willst, dann schau nochmal in den Artikel rein, den verlinke ich auch in den Show notes.

00:06:30: Das Ganze hat natürlich Vorteile, so eine Matrix.

00:06:33: Der erste, dass das Ganze natürlich Klarheit und Struktur ins Projekt bringen.

00:06:38: Wenn jeder im Team weiß genau, was erwartet wird und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, dann hilft das einfach mal enorm und solche Missverständnisse, so was wie, ich dachte, das macht diejenige oder ich wusste gar nicht, dass ich das machen sollte.

00:06:51: Das tritt einfach nicht so schnell auf.

00:06:53: Und du merkst auch, wenn du diese Matrix für dein Projekt erstellst, dass du dir nochmal ganz anderes Gedanken machst.

00:07:00: Also es wird so eine gewisse Struktur nochmal im Projekt geschaffen und du wirst merken, dass du an bestimmte Dinge vielleicht gar nicht so gedacht hast, was erst auffällt, wenn du wirklich mal die Rollen einzeln durchgehst und A, K und V klar festlegst.

00:07:17: Dann hilft es bei der Ressourcenplanung und zwar nicht im Sinne von, wie sind die einzelnen Ressourcen ausgelastet, sondern die Ressourcen können einfach effektiv genutzt werden.

00:07:25: Du vermeidest eine Doppelbelegung, also mehrere Rollen machen die gleichen Dinge oder auch unfehlendes Verantwortlichkeitsgefühl.

00:07:31: Und das Thema Missverständnisse hatte ich schon angesprochen.

00:07:34: Missverständnisse und Konflikte können eher mal vermieden werden.

00:07:37: Dieses Haar, ich wusste gar nicht, dass ich das machen sollte.

00:07:39: Das ist selten eine Situation, wo eine gute Stimmung im Projekt aufkommt und deshalb ist es sinnvoll, dass eben jeder seine Zuständigkeiten kennt und du kannst eine ganze Menge Frust und Missverständnisse vermeiden.

00:07:51: Wenn du in diesen Methoden schon so ein bisschen drinsteckst, dann kommt dir vielleicht so ganz im Hinterkopf noch die Raki-Matrix in dem Sinn.

00:07:59: Und da gibt es eine eigene Podcast-Episode, meine ich, muss ich gleich nochmal nachschauen, auf jeden Fall gibt es einen Artikel bei uns.

00:08:05: Und es könnte die Frage aufkommen, der war AKV und Raki, das hat doch alles irgendwas mit Aufgaben und Rollen zu tun.

00:08:10: Und das stimmt auch, aber es gibt auch Unterschiede, ne?

00:08:14: AKV hatten wir gerade, da schauen wir drauf, welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten eine Rolle.

00:08:19: oder eine Person hat.

00:08:21: Hier wird also die Perspektive auf die einzelnen Projektmitarbeiter gelegt, während bei der Raki-Matrix die Aufgabe im Fokus steht.

00:08:29: Das heißt, da hat man in der linken Spalte, in der ersten Spalte nicht die Rolle oder das Teammitglied, sondern da hat man Aufgaben.

00:08:35: Und in den Spalten, da werden dann Verantwortlichkeiten zugewiesen.

00:08:41: Raki steht für R-A-C-I, also responsible, accountable, consulted und informed.

00:08:46: Ist also ein bisschen anderer Fokus.

00:08:49: den Fokus auf eine grundsätzliche Klärung der Rollen, also Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.

00:08:55: Und bei der RAK-Matrix, da werden die Rollen einzelnen Aufgaben oder Arbeitspaketen eher zugeordnet.

00:09:02: Bei der AKV-Matrix steht die Frage im Mittelpunkt, was mache ich, was darf ich und wofür stehe ich gerade.

00:09:07: Und bei der RAK-Matrix sind die Fragen, wer macht es, wer entscheidet, wer wird eingebunden und wer wird informiert, immer bezogen auf eine Aufgabe.

00:09:15: Die Darstellung ist sehr ähnlich.

00:09:16: Es ist so eine Tabellenmatrix-Darstellung.

00:09:19: Bei der AKV-Matrix steht eben links die Rolle oder die Person und dann AKV drei Spalten.

00:09:24: Und bei der Raki-Matrix hatte ich schon gesagt, da stehen in der ersten Spalte eben die Aufgaben oder Arbeitspaket oder Teilprojekte und dann in den Spalten sind die RACI-Zuordnung.

00:09:34: Natürlich unterscheiden die sich so ein bisschen in der Herangehensweise die beiden Methoden, aber sie verfolgen trotzdem ein ähnliches Ziel.

00:09:41: Es soll einfach Transparenz im Projekt geschaffen werden und es helfen auf jeden Fall beide Werkzeuge dabei, rollen klar zu definieren und Zuständigkeiten sichtbar zu machen und Missverständnisse zu vermeiden.

00:09:51: Solltest du jetzt beide in einem Projekt einsetzen, musst du vielleicht nicht.

00:09:56: Die können sich ergänzen.

00:09:57: AKV regelt so mehr das grundsätzliche Gleichgewicht zwischen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung.

00:10:02: Und die Rocky Matrix kann zeigen, wer bei konkreten Arbeitspaketen eingebunden ist.

00:10:07: In vielen Projekten gibt es gar nichts und es ist sicherlich schon ein großer Schritt, wenn du dich für eine der beiden Methoden entscheidest.

00:10:13: Beide können sich ergänzen, muss aber auch nicht unbedingt sein.

00:10:18: Ja, zusammengefasst.

00:10:19: Also, was du dir sicherlich vorstellen kannst, je größer und komplexer Projekte sind, desto wichtiger ist es auch das, das gesamte Projektteam.

00:10:27: Transparent und wirklich jederzeit weiß, wer wofür verantwortlich ist.

00:10:31: Und da kann die AKV-Matrix eine ganze Menge Klarheit und Struktur schaffen.

00:10:35: Du kannst dir wirklich nochmal Gedanken machen zu den einzelnen Personen und kannst sicherstellen, dass einfach jeder sein... Projektteil sein Projektinhalt gut erfüllen kann.

00:10:44: Einfach durch eine einfache Sache, indem du Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen einräumst.

00:10:51: Es ist einfach ein bisschen weniger Sand im Getriebe, ein bisschen weniger Unklarheit, Unsicherheit, die im Projekt aufkommt.

00:10:57: Und die können wir nicht brauchen, denn Unklarheit und Unsicherheit kommen wahrscheinlich schon aus dem Umfeld genügend rein.

00:11:02: Also können wir doch durch so eine relativ einfache Organisationsgeschichte ein bisschen Ordnung ins Projekt bringen.

00:11:08: Ja, das war AKV.

00:11:09: Ich hoffe, du fühlst dich ein wenig inspiriert, da auch mal in deinem Projekt drüber nachzudenken.

00:11:14: Schau gerne noch mal im Artikel nach, da wird es vielleicht noch ein bisschen anschaulicher.

00:11:18: Und ansonsten hoffe ich, du hörst beim nächsten Mal wieder mit rein.