PLG 186: Die Eisenhower-Matrix mit konkreten Beispielen

00:00:00: Wenn du regelmäßig hier diesen Podcast verfolgst, dann wirst du dich erinnern, dass wir vor

00:00:04: kurzem das Thema hatten, warum es so schwierig ist, Aufgaben zu priorisieren.

00:00:08: Die einen verzetteln sich, bei den anderen gibt es viele Umpriorisierung von außen

00:00:12: oder es sind einfach wirklich viele Themen, die gleich wichtig sind. Und da ist es

00:00:15: nun mal nicht so einfach, immer den Überblick zu behalten. Deswegen geht es in dieser

00:00:19: Episode nochmal eine so wichtige Methode, die wirklich schnell

00:00:22: Klarheit bringen kann. Und das ist die Eisenhower-Matrix. Kennst du bestimmt

00:00:26: schon. Und damit es nicht einfach nur eine Wiederholung ist von

00:00:30: Dingen, die du schon weißt, gehen wir mal ganz konkrete Beispiele durch,

00:00:34: welche Aufgaben in welche Quadranten der Eisenhower Matrix

00:00:37: gehören. Weiter geht's nach dem Intro.

00:01:00: Hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast und das ist der Podcast für

00:01:03: pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen. Die Eisenhower

00:01:06: Matrix, ich finde die einfach super. Die ist so einfach und natürlich löst sie nicht

00:01:10: alle Probleme, aber sie kann eine ganze Menge Klarheit bringen, woran ich als

00:01:14: nächstes arbeiten sollte. Vermutlich kennst du sie schon, trotzdem machen wir mal eine

00:01:17: kleine Wiederholung. Ist ein ganz einfaches Werkzeug, Aufgaben zu

00:01:21: priorisieren. Die Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien

00:01:24: ein und du beantwortest ganz einfach zwei Fragen. Ist die Aufgabe dringend?

00:01:28: Ja, nein. Ist die Aufgabe wichtig? Ja oder nein. Und diese

00:01:32: Fragen, die erlauben jetzt einfach mal keine Krautöne. Da gibt es kein

00:01:35: Halbgares, es gibt ein bisschen wichtig oder vielleicht dringend, sondern du musst dich

00:01:39: klar entscheiden. Aufgaben sind entweder wichtig oder dringend,

00:01:43: dringend oder nicht dringend. So, Und genau das macht es eben so

00:01:46: einfach. Und damit das Ganze auch nicht nur einfach

00:01:50: so eine Textgeschichte ist, sondern anschaulich ist, trägst du die

00:01:53: Aufgaben dann in ein Diagramm ein, also so eine schöne Vierfeldermatrix.

00:01:57: Du siehst auf der einen Achse die Dringlichkeit, auf der anderen Achse die Wichtigkeit

00:02:01: und entsprechend ihrer Einstufung kannst du die Aufgaben in diese

00:02:05: Quadranten einordnen. So, das Einordnen ist ja nur

00:02:08: eine Sache, sondern dann muss man natürlich auch noch was ableiten. Was bedeutet es denn

00:02:12: zum Beispiel, wenn eine Aufgabe dringend ist, aber nicht wichtig? Und genau

00:02:15: dafür gibt es Detailanweisungen, so könnte man es nennen,

00:02:19: für die einzelnen Quadranten. Und bei manchen fängt schon das

00:02:23: Problem viel früher an, nämlich, ist denn die Aufgabe wichtig oder nicht wichtig?

00:02:26: Es ist manchmal gar nicht so einfach zu beantworten. Wir schauen jetzt also mal auf

00:02:29: eine ganze Menge ganz konkrete Beispiele und ich kann schon vorher sagen, es kann sein,

00:02:33: dass du manchmal sagst, nee, das stimmt doch aber bei mir nicht und das kann

00:02:36: sein, denn wir alle haben unterschiedliche Projekte, wir haben ein unterschiedliches

00:02:39: Umfeld und es kann sein, dass bei dem einen eine bestimmte Kategorie von Aufgaben

00:02:43: immer sehr wichtig ist und bei dem anderen eben nicht. Das heißt, du kannst das

00:02:47: als Anregung nutzen, die Beispiele, die ich jetzt nenne, aber schau immer noch

00:02:51: mal, ja, ist das bei dir vielleicht ein bisschen anders? Das kann natürlich durchaus sein.

00:02:55: Wir fangen mal an bei dem ersten Verdrannten und das ist der

00:02:59: mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität. Das sind die

00:03:02: sogenannten Machen-Aufgaben. Die sind wichtig und die sind

00:03:06: dringend. Solche Aufgaben mit der höchsten Priorität, die haben oft eine

00:03:10: klare Deadline und es drohen negative Konsequenzen, wenn du sie nicht sofort

00:03:13: erledigst. Also dringend und wichtige Aufgaben eben. Schauen wir mal auf

00:03:17: ein konkretes Beispiel. Es gibt einen wichtigen Kunden in deinem Unternehmen, da wurde eine neue

00:03:21: Anlage neu installiert und die ist einfach mal komplett ausgefallen.

00:03:25: Es gibt Produktionsausfälle, der Kunde ist gerade gar nicht gut auf dein Unternehmen zu

00:03:28: sprechen und In solchen Fällen gibt es gar keine Frage. Hier muss

00:03:33: sofort gehandelt werden. Das ist dringend und das ist wichtig.

00:03:37: So ein paar andere Beispiele, die auch in die gleiche Kategorie fallen. Das kann so

00:03:40: was sein wie, du musst einen wichtigen Kunden zurückrufen, der mit Vertragsbruch droht.

00:03:43: Oder du musst einen Artikel zur Korrektur einsenden, der an einem ganz

00:03:47: nahen Termin veröffentlicht werden soll. Du musst eine dringende

00:03:50: Aufgabe oder Anfrage deines Vorgesetzten beantworten, der eine wichtige Entscheidung in

00:03:54: deinem Sinne treffen soll. Einen Bericht fertigstellen, der morgen in der Vorstandssitzung

00:03:58: präsentiert werden soll. Informationen einholen, die eine Projektverzögerung

00:04:02: verhindern kann. Oder Stakeholder über eine projektentscheidende Entwicklung

00:04:05: informieren. Ein Paket versenden, das pünktlich zu Weihnachten ankommen soll, was ganz

00:04:09: wichtig ist. Kind von der Schule abholen, beim Geburtstag der Schwiegereltern dabei

00:04:12: sein. Eine vorgeschriebene Impfung vor einer Reise in die Tropen abholen und einen

00:04:16: neuen Reisepass beantragen. Auch hier, ich habe es schon gesagt, es

00:04:20: kann sein, dass bei dir der Geburtstag der Schwiegereltern überhaupt nicht wichtig ist, bei

00:04:24: anderen aber sowas von wichtig und deshalb klar eine Machenaufgabe.

00:04:29: Kommen wir zum zweiten Quadrant, das ist der Einplanen-Quadrant. Es gibt

00:04:33: viele wichtige Aufgaben, die immer wieder unter den Tisch fallen, einfach weil

00:04:37: sie nie dringend genug sind. Die Konsequenzen, die sind nicht sofort

00:04:40: negativ, aber auf lange Sicht eben schon. Und solche

00:04:43: strategischen Aufgaben, die bringen dich deinen Zielen näher und können

00:04:47: ganz plötzlich dringend werden, wenn du sie immer wieder aufschiebst. Ein

00:04:51: Beispiel hierzu, hatten wir ja vor ein paar Jahren, da wurden neue Datenschutzgesetze

00:04:55: verabschiedet, die sollten zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft in Kraft

00:04:59: treten. So, Und diese Gesetze einzuhalten, da müssten im

00:05:02: Unternehmen Systeme auf den Prüfstand gestellt werden. Es müssen neue Prozesse eingeführt

00:05:06: werden. So, jetzt gab es aber vielleicht immer wieder Kundenprojekte.

00:05:10: Und die waren immer wieder dringend. Kunde will Rechnung bezahlen, da will man

00:05:14: natürlich mit arbeiten. Und deshalb blieb das Thema Datenschutz lange in der Schublade liegen.

00:05:18: So, und dann plötzlich, die Regeln waren in Kraft getreten, und ein

00:05:21: wichtiger Kunde will die Datenschutzdokumentation sehen. Da wurde das Thema

00:05:25: plötzlich zu einer sehr dringenden und wichtigen Machenaufgabe, die dann in den ersten

00:05:28: Quadranten gerutscht ist. Noch ein paar andere Beispiele

00:05:33: für diesen Quadranten ist so was wie strategisches Planen, berufliche

00:05:36: Weiterbildung, Netzwerken, Weiterbildungsbedarf im Team analysieren,

00:05:40: Projektcontrolling durchführen, wie liegst du denn im Vergleich zum Planen, Sport treiben,

00:05:44: Altersvorsorge planen, Termin für eine Vorsorgeuntersuchung vereinbaren,

00:05:48: für eine akute Krise Vorsorgen und Vorräte anlegen. Also du siehst, das sind

00:05:52: alles so Themen, die sind langfristig wichtig, haben aber oft keine so eine

00:05:56: klare Deadline und werden dann im Alltag oft von dringenden Aufgaben überlagert.

00:06:00: So, es kann aber eben negative Effekte haben, wenn du dich nicht drum kümmerst.

00:06:04: Es kann ja sein, dass das strategische Plan bei dir immer wieder hinten runterfällt

00:06:08: und deshalb verlierst du die großen Ziele aus den Augen und verlierst dich täglich im

00:06:11: Klein-Klein. Oder du vernachlässigst das Thema Weiterbildung und wirst

00:06:15: dann bei der nächsten Beförderung übergangen, weil eben eine bestimmte Zusatzqualifikation

00:06:19: fehlt. Oder Netzwerken, das ist etwas, was du immer

00:06:22: wieder aufschiebst. Dann ziehen andere aufgrund ihrer

00:06:26: persönlichen Kontakte an dir vorbei. Oder du betreibst keinen

00:06:29: Sport, weil es nie so richtig dringend wirkt und hast dadurch häufiger

00:06:33: Rückenschmerzen. Und du siehst also, diese Themen, die sind wichtig

00:06:37: und normalerweise wissen wir auch, dass sie wichtig sind, aber wir kommen

00:06:41: nicht so richtig in die Gänge, weil andere Sachen irgendwie

00:06:44: im entscheidenden Moment immer wichtiger erscheinen. Es gibt so eine Aussage, die ist ganz

00:06:48: spannend, und zwar produktive und erfolgreiche Menschen, die verbringen

00:06:52: die meiste Zeit genau mit solchen Aufgaben. Die sind wichtig, aber eben nicht so

00:06:55: richtig dringend. Die haben eben nicht die klare Deadline. Denn die Aufgaben in diesen Quadranten,

00:06:59: die bringen oft die größte Zufriedenheit, denn du kommst deinen Zielen näher, hast aber nicht

00:07:03: diese stressige Deadline. So kommen wir zum dritten

00:07:06: Quadranten, das ist der Delegieren-Quadrant. Was dringend ist, das ist eben selten wichtig

00:07:10: und das trifft auf viele Aufgaben im Arbeitsalltag zu. Manchmal gibt es Routineaufgaben

00:07:15: oder regelmäßige Meetings oder sonstige Themen, die im Alltag immer wieder

00:07:18: auftauchen. Wichtig hier nochmal, dringend aber nicht wichtig, kann für manche

00:07:22: Aufgaben auch gelesen werden als dringend, aber deine Kompetenz ist in

00:07:26: diesem Zusammenhang nicht wichtig, andere können es besser und effizienter. Machen

00:07:29: wir mal ein Beispiel, Telefon klingelt, der IT-Leiter braucht morgen

00:07:33: Unterstützung in dem Meeting. Das ist vor allem für ihn wichtig, aber im Grunde genommen

00:07:37: nicht für dich. Und in solchen Fällen kannst du versuchen, den Mitarbeiter oder Kollegen zu

00:07:40: schicken. Ist nicht immer so einfach, keine Frage, aber hier geht es ja darum, die

00:07:44: eigenen Prioritäten zu identifizieren und dann eben auch entsprechend zu

00:07:48: handeln und sich nicht einfach nur immer zu ärgern oder seinem Schicksal zu

00:07:51: ergeben. Noch ein paar andere Beispiele, das können bestimmte

00:07:55: E-Mails oder Anfragen von Kollegen sein, die zwar dringend erscheinen, aber für dich eigentlich

00:07:58: gar nicht so wichtig sind. Einarbeitung von Teammitgliedern, Datenanalyse,

00:08:02: Recherchen, Spezifikationen erstellen, Teilnahme an einer Konferenz, die

00:08:05: wichtig für dein Team ist, aber nicht speziell für dich, oder auch

00:08:09: Protokolle schreiben. Solche Aufgaben entstehen oft durch unklare oder

00:08:13: falsche Prioritäten, denn Aufgaben scheinen wichtig, obwohl sie

00:08:16: eigentlich nur dringend sind. Sie bringen dich deinen Zielen aber nicht näher.

00:08:20: Und wann immer jemand anders diese Aufgaben mindestens genauso schnell oder gut

00:08:23: erledigen kann wie du, dann sind sie ein guter Kandidat zum Delegieren.

00:08:27: So, jetzt kommen wir noch zu einer ganz schönen Kategorie und das ist die

00:08:31: Weglassen-Kategorie. Die mag ich sehr gern, denn es gibt nun mal die Aufgaben, die

00:08:34: weder dringend noch wichtig sind. Dann kannst und solltest du sie komplett von

00:08:38: deiner Liste streichen, denn es wäre wirklich schade, wenn solche Themen in deinem

00:08:42: Arbeitsalltag einen Raum bekommen würden. Und Hier muss man sich wirklich

00:08:46: oft selbst überprüfen und auch mal selbst disziplinieren.

00:08:50: Denn wir alle erledigen vielleicht unbewusst und sogar freiwillig solche

00:08:54: Themen und bauen sie ein, obwohl sie weder

00:08:58: wichtig noch dringend sind. Zum Beispiel im Internet surfen. Oder manche haben so

00:09:01: ein Faible dafür, Dokumente super perfekt zu formatieren, obwohl das vielleicht gar nicht so

00:09:05: wichtig ist. Beispiel dazu, monatlicher Statusbericht

00:09:09: muss abgeliefert werden. Klar, das ist auf jeden Fall wichtig, aber muss er wirklich perfekt

00:09:13: formatiert sein? Die anderen machen das auch nicht aus den anderen Abteilungen und noch hat

00:09:16: sich noch niemand beschwert. Also falls du effektiv und effizient arbeiten möchtest,

00:09:20: dann kann es sein, dass solche überflüssigen Aufgaben keinen Platz bekommen sollten. Und auch

00:09:23: hier ist es natürlich abhängig vom Umfeld. Ein paar andere Beispiele,

00:09:27: ganz klar scrollen durch soziale Medien, Freigaben, die im Grunde genommen nicht

00:09:31: wichtig sind, Meetings, bei denen deine Anwesenheit nicht nötig ist oder

00:09:34: irgendwelche Zeitfresser, die keine Vorteile bringen. Diese Aufgaben, die

00:09:38: erkennst du daran, dass sie keinen Mehrwert für irgendwen bringen,

00:09:42: aber sie lenken dich eben von deinem eigenen Fokus ab und senken deine Produktivität.

00:09:47: So, jetzt wäre es ja schön, wenn die Welt total einfach wäre, sehr überschaubar und

00:09:51: Aufgaben sich immer in feste Schubladen packen lassen würden. Aber so einfach ist

00:09:54: es natürlich mal wieder nicht. Du hast vielleicht schon bei manchen Beispielen, die ich jetzt

00:09:58: aufgezählt habe, gedacht, ja, nee, das kann ich aber nicht delegieren oder das ist bei

00:10:01: mir aber sehr dringend oder sehr wichtig und das ist auch ganz klar. Denn es

00:10:05: sind immer nur Anregungen und abhängig vom eigenen Umfeld, der eigenen Position,

00:10:09: können natürlich die Aufgaben in unterschiedlichen Quadranten landen. Und ein sehr

00:10:12: schönes Beispiel ist das Thema Meetings. Wenn du so ein bisschen recherchierst, dann findest du

00:10:16: oft, dass Meetings in den Quadrant Delegieren gehören. Aber stimmt

00:10:20: das überhaupt? Das kann man durchaus hinterfragen, denn es kommt nur mal drauf an.

00:10:24: Wenn wir mal sagen, ein bestimmtes Meeting, das dient der Lösung

00:10:27: eines akuten Problems im Projekt, ja, dann ist es natürlich sowohl dringend als auch

00:10:31: wichtig und gehört in den Machen-Quadranten. Wenn du jetzt in

00:10:35: einem anderen Meeting mit deinem Team über die Anforderungen eines neuen

00:10:38: Zeitmanagement-Tools sprechen möchtest, das soll euch zukünftig das Reporting

00:10:42: erleichtern. Das ist vermutlich nicht allzu dringend, Aber das ist schon ziemlich

00:10:46: wichtig. Also so eine Aufgabe, so ein Meeting würde im Einplanen Quadranten

00:10:49: landen. Ein drittes Meeting, da stellt der Betriebsrat neue

00:10:53: Regelungen zur Zeiterfassung vor. Musst du selbst anwesend sein oder kann vielleicht auch

00:10:56: jemand anders die Informationen an dich dann weitergeben? Das könnte im Zweifel

00:11:00: eine Delegieren Aufgabe sein, denn sie bringt dich in dem Moment deinen Zielen nicht

00:11:04: näher. So, und dann gibt's noch ein anderes Meeting, das findet jede Woche

00:11:08: statt. Da gibt es Updates aus anderen Projekten. Das kann interessant

00:11:11: sein, absolut. Ist es wichtig für deine Arbeit? Das ist es eben oft nicht.

00:11:15: Also hier kannst du mal schauen, dass du gezielt Meetings auswählst und

00:11:19: auch mal welche weglässt, wenn sie überhaupt nicht zu deinen Zielen

00:11:22: passen. Hier ist es wieder wie so oft,

00:11:26: Standardrezepte, die funktionieren selten. Letztendlich musst du immer selbst genau hinschauen

00:11:30: und dann individuell entscheiden, wo gehören denn meine Aufgaben bezogen auf

00:11:33: mein Projekt und mein Umfeld hin. So, wir hören

00:11:37: immer mal wieder, hey, diese Eisenhower-Matrix mag ja ganz schön klingen in der

00:11:41: Theorie, aber bei mir funktioniert das alles nicht. Und es ist schon so,

00:11:45: die Matrix ist im Alltag sehr nützlich, aber sie hilft natürlich auch nicht bei allen

00:11:48: Priorisierungsproblemen. Denn zum Beispiel dieser Delegieren-Quadrant,

00:11:52: schöne Sache, aber was ist, wenn du niemanden hast zum Delegieren oder zumindest meinst, nicht

00:11:55: delegieren zu können? Oder was ist, wenn du im Grunde genommen sehr gut bist beim

00:11:59: Priorisieren, aber ständig neue Themen aufpoppen, die von außen einfach auf

00:12:03: dich einprasseln. Was machst du denn dann? Oder wie priorisierst du denn

00:12:06: gut, wenn du komplett fremdbestimmt bist durch Kunden oder Vorgesetzte und nicht

00:12:10: selbst planen kannst, was jetzt die wirklich wichtigen Aufgaben sind? Und dann

00:12:14: gibt es natürlich noch die Situation, dass du wirklich sagst, bei mir ist

00:12:18: alles wichtig. Es muss alles jetzt sofort gemacht werden.

00:12:21: Also ja, die Eisenhower Matrix ist ein Werkzeug, was ich selbst

00:12:25: sehr, sehr gern verwende. Aber es gibt eben Situationen, bei denen

00:12:28: man eben noch mal genauer hinschauen muss. Falls dich das interessiert, wir haben den

00:12:32: Online-Kurs Aufgaben richtig priorisieren, genau auf solche Themen gehen

00:12:36: wir da auch ein. Ich glaube in der Woche 4, das Ganze ist ein 4-Wochen-Programm,

00:12:40: wo auf verschiedene Priorisierungstypen auch näher eingegangen

00:12:44: wird. Nicht jeder hat das gleiche Problem. Die einen, die neigen dazu,

00:12:48: sich zu verzetteln zwischen verschiedenen Aufgaben. Andere sagen, hey, ich kann das eigentlich ganz gut

00:12:52: mit dem priorisieren, aber wenn immer was von außen reinkommt, ist es eben nicht so

00:12:55: leicht. Auf solche Probleme geht dieser Kurs ein,

00:12:59: also kannst gerne mal noch mit reinschauen. Ich verlinke auf jeden Fall mal

00:13:03: zum Kurs, der auf unserer Lernplattform der ITTP Academy stattfindet.

00:13:07: So, zusammengefasst. Die Eisenhower Matrix ist wirklich unheimlich nützlich. Ich nutze

00:13:10: sie gern. Bringt einfach schön und schnell Ordnung in den unübersichtlichen Haufen

00:13:14: von Aufgaben. Du kannst da noch mal in den Artikel reinlesen. Ich verlinke natürlich auch

00:13:18: in den Show Notes drauf, und schauen, was du aus den Beispielen

00:13:21: rausziehen kannst. Wenn man sieht, wie andere ihre

00:13:25: Aufgaben in die einzelnen Quadranten packen, dann hilft es manchmal ganz gut als

00:13:29: Anregung, wo vielleicht deine eigenen Aufgaben landen können. Eine Vorlage gibt es auch in dem

00:13:33: Artikel, eine kleine PowerPoint-Vorlage. Schau

00:13:36: rein, lad sie dir runter und dann kannst du mal selbst ausprobieren, ob es auch

00:13:39: für dich sehr gut funktioniert. Ich hoffe, das Thema war gut, hat dir

00:13:43: gefallen. Falls du Interesse an anderen Themen hast, schreib uns gerne eine

00:13:47: E-Mail, dann können wir schauen, dass wir das hier mal mit dem Podcast

00:13:50: besprechen. Ansonsten hoffe ich, du bist das nächste Mal wieder mit dabei. Ich würde mich

00:13:53: freuen. Bis dahin.