PLG 184: Aufgaben priorisieren – warum fällt das so schwer?

00:00:00: In dieser Podcast-Episode geht's das Thema Aufgaben priorisieren und das

00:00:04: könnte ja eigentlich ganz einfach sein, oder? Also ich mein, was hält uns denn

00:00:07: alle davon ab, mal rauszufinden, was unsere wichtigsten Aufgaben sind und die dann

00:00:11: einfach abzuarbeiten? Ja, aber in der Praxis ist es eben oft doch nicht

00:00:15: so einfach und genau darum geht's in dieser Folge.

00:00:36: Hallo, hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast und das ist der Podcast

00:00:39: für pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen.

00:00:43: Let's get started! Dann ist es aufgabensinnvoll zu

00:00:47: priorisieren. Denn meistens gibt es so viel zu tun. Wer an den falschen

00:00:50: Themen arbeitet, der wird einfach mal ein Problem bekommen. Was aber so

00:00:54: einfach klingt, hey, wir suchen uns mal die wichtigsten Aufgaben raus und arbeiten

00:00:58: die einfach ab, ist eben nicht ganz so einfach. Ich hab ein schönes Beispiel. Stell

00:01:01: dir vor, du hast zwei Aufgaben auf dem Tisch liegen. Du musst eine ganz, ganz

00:01:05: wichtige Zuarbeit für eine Schlüsselressource in deinem Projekt leisten

00:01:09: und ohne diese Zuarbeit kann diese Ressource nicht weiterarbeiten und das Projekt

00:01:12: würde sich verzögern. Oder es muss ein Angebot ganz dringend gesichtet

00:01:16: werden, das ohne deine Freigabe verfallen würde und dadurch würde vielleicht im

00:01:20: Projekt alles teurer werden. Also zwei Aufgaben, die wichtig

00:01:23: sind. Welche ist denn jetzt die wichtigere? Nicht so einfach. Und genau sowas

00:01:27: kennst du wahrscheinlich auch aus deiner Projektpraxis. Es ist nicht immer so leicht, die

00:01:31: eigenen Aufgaben so zu priorisieren, dass genau die richtigen Themen erledigt

00:01:35: werden. Und dann gibt es noch ein Problem,

00:01:38: was uns vermutlich alle betrifft, was wir alle ganz gut kennen, und das ist

00:01:42: der sogenannte Mer-Urgency-Effekt. Was bedeutet das? Ja,

00:01:46: dieser psychologische Effekt, der macht es uns Menschen dummerweise ein

00:01:50: bisschen schwer, die richtigen Aufgaben zu priorisieren. Dieser Effekt,

00:01:54: wenn man ihn mal wörtlich übersetzen würde, würde in etwa so heißen wie lediglich

00:01:57: Dringlichkeit Effekt. Klingt bisschen komisch. Ja, heißt aber nichts anderes,

00:02:01: als dass wir Menschen ganz gern dringenden Aufgaben vorrangvorwichtigen

00:02:05: Aufgaben geben, obwohl die wichtigere Aufgabe vielleicht die

00:02:09: größere Belohnung bietet. Es kann also sein, dass du

00:02:12: dringende Aufgaben, die mal ganz schnell eben erledigt werden können, der

00:02:16: Erledigung wichtiger Aufgaben vorzieß, die aber die wichtigeren und den

00:02:20: größeren Ergebnisse bringen würden. Und obwohl wir das alle

00:02:23: wissen, tendieren wir oft dazu,

00:02:27: diese kleinen, dringenden Aufgaben zu erledigen, obwohl wir im Hinterkopf

00:02:31: haben, eigentlich gibt es doch Wichtigeres. Für dieses Verhalten gibt es ein paar

00:02:34: ganz schlichte Gründe. Erstens sind wichtige Aufgaben oft schwieriger und

00:02:38: weiter von der Zielerreichung entfernt. Das Ganze fühlt sich also schwerer an. Dann

00:02:42: bieten dringende Aufgaben oft schnellere und sichere Belohnung. So wie

00:02:45: dieses, ich mache einen Haken dran, hey, das fühlt sich gut an. Und viele

00:02:49: Menschen wollen zuerst die dringenden Aufgaben erledigen, dann später in

00:02:52: Ruhe an den wichtigen Aufgaben zu arbeiten. So, jetzt habe ich mal ein

00:02:56: konkretes Beispiel, was vermutlich jeder von uns irgendwie schon

00:03:00: mal erlebt hat oder auch im Alltag regelmäßig kennt. Also nehmen wir Tim. Tim ist

00:03:03: unser Projektleiter und der weiß, dass er an einer sehr wichtigen Präsentation für

00:03:07: die Geschäftsführung arbeiten sollte. Und diese ist wirklich deshalb so

00:03:11: wichtig, weil sie darüber entscheidet, ob sein Projekt genehmigt wird.

00:03:15: Es hängt also eine ganze Menge davon ab, aber irgendwie kommt er nicht in die

00:03:18: Gänge. Denn er sieht hier, es müssen noch andere Dinge erledigt werden, so was wie

00:03:22: Blumen gießen. Er muss eine E-Mail beantworten, er muss Reporting-Zahlen

00:03:25: von gestern freigeben. Er muss eine Detailfrage mit einer Kollegin

00:03:29: klären und er muss noch einen Werkstatttermin für sein Auto buchen. So, und dann

00:03:32: merkt er nach dem Vormittag, am Mittag, die Zeit ist

00:03:36: irgendwie verflogen. Er hat die ganzen kleinen Aufgaben erledigt. Es hat sich auch

00:03:40: wirklich gut angefühlt, diese Dinge abhaken zu können. Es geht ja irgendwie

00:03:43: voran. Und im Hinterkopf war immer, naja, wenn ich diese Kleinigkeiten aus dem Weg

00:03:47: geräumt habe, dann kann ich mich endlich mit dieser Präsentation beschäftigen.

00:03:51: Ja, und das kennen wir alle, das kann natürlich funktionieren, aber es gibt ein großes

00:03:55: Risiko. Mit einer ziemlich hohen Wahrscheinlichkeit werden

00:03:58: nämlich immer wieder solche kleinen dringenden Aufgaben auftauchen und die

00:04:02: Präsentation bleibt dann weiter auf der Strecke. So, das ist der

00:04:06: Emergency Effect. Also wir mögen es alle ganz

00:04:09: gern, diese kleinen dringenden Aufgaben mal zwischenzuschieben, vorher zu

00:04:13: bearbeiten und die großen wichtigen Themen bleiben liegen. Aber

00:04:17: das ist nicht die einzige Hürde. Es gibt noch mehr Dinge, die uns davon abhalten,

00:04:20: Aufgaben gut zu priorisieren. Die erste Hürde

00:04:24: ist, dass das Priorisieren nicht priorisiert wird. Klingt ein bisschen

00:04:28: komisch, aber auch Priorisieren ist ja eine Aufgabe, es

00:04:31: ist eine Aktivität. Und das passiert eben nicht automatisch, sondern auch

00:04:35: dafür muss es einen gewissen Platz im Tagesablauf geben. Und wenn du immer

00:04:39: sofort losläufst und dich auf die erstbeste Aufgabe stürzt, dann hast du eben

00:04:42: selten den Blick für die richtigen bzw. Die wichtigen Aufgaben.

00:04:46: Priorisieren kannst du ganz gut zum Beispiel mit der ABC-Analyse oder der Eisenhower

00:04:50: Matrix, kann ich nochmal mit verlinken. Die nächste Hürde, es

00:04:54: kann sein, dass du zwar gar nicht so schlecht bist an sich im Priorisieren,

00:04:58: aber es fehlen klare Ziele und Schwerpunkte. Es gibt dieses

00:05:01: berühmte Zitat, nur wer das Ziel kennt, findet den Weg. Und es ist ganz

00:05:05: klar, wenn du kein klares Ziel hast und nicht weißt, wo es wirklich

00:05:08: hingehen soll, dann ergeben sich natürlich keine Prioritäten. Diese

00:05:12: Prioritäten ergeben sich ja oft daraus, dass es eben ein klares Ziel und

00:05:16: klare Schwerpunkte gibt. Also nur wenn du weißt, wo die Reise auch hingehen soll,

00:05:19: kannst du deine Aufgaben auch sinnvoll danach ausrichten. Ansonsten ist nämlich

00:05:23: alles gleich wichtig. Oder aber wichtig ist einfach das, was ich

00:05:27: gerade gut anfühle. Das muss nicht zwingend das Richtige sein.

00:05:31: Ablenkung durch Kleinigkeiten kennen wir sicherlich alle. Vielleicht hast du deine

00:05:34: klaren Prioritäten, du weißt ganz genau, was die wichtigen und dringenden Dinge sind,

00:05:38: aber irgendwie klappt es trotzdem nicht. Ja, ist ja auch kein Wunder. Es gibt E-Mails,

00:05:42: Anrufe, irgendwelche Software-Notifications, Ein Kollege kommt einfach mal

00:05:46: vorbei und will schnell was klären. Also auch für solche Sachen, die ja im

00:05:50: Projektalltag völlig normal sind, braucht es richtig gute Strategien,

00:05:53: das Wichtige nicht aus den Augen zu verlieren.

00:05:57: Fehlendes Delegieren kann auch eine echte Hürde sein. Wenn du zum Beispiel jemand

00:06:01: bist, der sehr dazu neigt, immer alles selbst zu machen, dann kann das natürlich

00:06:04: klappen, aber eben auch deine eigenen Prioritäten durcheinander

00:06:08: bringen. Wenn du Aufgaben niemals an jemand anderen abgibst, dann hast du

00:06:12: mit höherer Wahrscheinlichkeit einen ziemlich vollen Schreibtisch und musst immer dann

00:06:15: reagieren, wenn es irgendwo brennt. Und das macht es schwieriger, deine

00:06:19: Aufgaben selbst zu priorisieren. Ja, und dann so was

00:06:22: Ähnliches wie der Emergency Effect. Manchmal ist es einfacher, Einfaches zu

00:06:26: tun. Mal eben so ein Dokument schön formatieren, statt eine

00:06:30: komplexe Analyse vorzubereiten. Das geht schnell, das macht vielleicht oft Spaß

00:06:33: und verbraucht ein bisschen weniger Energie. Und es ist kein Wunder, unser Gehirn

00:06:37: ist darauf ausgelegt, Energie zu sparen. Und es priorisiert einfach

00:06:41: intuitiv ganz gerne einfache Aufgaben, die vielleicht sogar noch ganz lustig

00:06:45: sind. So, jetzt habe ich eine ganze Menge Hürden beim Priorisieren

00:06:49: aufgezählt und jetzt ist es mal Zeit für dich. Es gibt einen

00:06:52: schönen Selbsttest bei uns auf der Website, wo du

00:06:56: herausfinden kannst, was für ein Problemtyp du bist. Also wo es

00:07:00: wirklich bei dir hakt. Das sind zwölf kurze Fragen. Du kannst mal schauen,

00:07:03: was bei dir wirklich die Probleme sind. Vielleicht weißt du es schon. Aber manchmal macht

00:07:07: es ja Spaß, so einen kleinen Test zu machen. Ist einfach eine lustige Sache. Ich

00:07:10: verlinke auf jeden Fall in den Show Notes zu diesem Test.

00:07:14: Ja, zusammengefasst. Es klingt ja immer ganz einfach, Aufgaben zu priorisieren, aber

00:07:17: im Alltag gibt es eben eine ganze Menge Probleme und das ist auch ganz normal.

00:07:20: Manchmal fehlen die großen Ziele, manchmal ist es das Thema Ablenkung, was am meisten

00:07:24: ausgeprägt ist und der Emergency-Effekt, der lässt uns Menschen eben

00:07:28: dringende Aufgaben lieber erledigen, als Wichtiges mit Volldampf zu verfolgen.

00:07:32: So, bist du jetzt so einem Problem hilflos ausgeliefert, weil es eben so ist?

00:07:36: Ne, so ist es eben nicht. Es ist ja klar, jeder von uns muss priorisieren

00:07:39: und auch jeder hat damit Probleme, der eine mehr und der andere weniger. Manchmal

00:07:43: ist uns das gar nicht so bewusst. Manchmal denken wir, ach, das sind immer nur

00:07:47: die anderen, das ist das Umfeld, was schuld ist. So ist es oft

00:07:50: nicht, sondern es ist wichtig, dass wir zumindest einen Blick drauf

00:07:54: haben, dass wir es oft selbst in der Hand haben, unsere Aufgaben

00:07:58: gut zu priorisieren. Wenn du das Gefühl hast, ach mein Gott,

00:08:01: das ist jetzt wirklich nicht meine Stärke, dann gute Nachrichten. Wir haben einen

00:08:05: schönen Online-Kurs auf unserer Lernplattform bei der ITTP-Akademie.

00:08:09: Da geht es in vier Wochen mal richtig zur Sache. Das ist ein wirkliches

00:08:12: Praxistraining. Da gibt es natürlich ein bisschen Theorie, aber im Grunde genommen ist deine

00:08:16: Aufgabe, an deinem Priorisieren zu arbeiten. Also wenn du das Gefühl hast,

00:08:20: ich bin so ein Prokrastinierer, ich schiebe gerne Dinge auf oder ich verzettel mich schnell

00:08:23: oder ich bin so fremdbestimmt und irgendwie die anderen weisen mir

00:08:27: doch die Aufgaben zu, dann ist dieser Kurs eine richtig tolle Sache und du

00:08:31: erarbeitest in vier Wochen deine persönliche Strategie, wie du

00:08:35: besser Aufgaben priorisierst und wirklich die wichtigen Themen nicht aus den Augen

00:08:38: verlierst. Also schau auch da mal gern rein, wir haben schon eine ganze Menge

00:08:42: zufriedene Teilnehmer, die uns zurückgespiegelt haben. Hey, das hat wirklich eine ganze Menge

00:08:46: Aha-Effekte gebracht. Und genau so soll es ja auch sein. So, das war das

00:08:50: Thema Aufgaben priorisieren. Warum es uns so schwer fällt. Ich hoffe, du hast ein paar

00:08:53: Anregungen bekommen, woran es bei dir vielleicht am meisten haken könnte. Wirklich

00:08:57: gut zu wissen. Erstens, du bist nicht allein. Jeder von uns hat manchmal damit Probleme.

00:09:01: Und zweitens, du kannst daran arbeiten, dass sich das Ganze bessert. Ist doch immer

00:09:05: ganz schön zu wissen. Also, das war's in dieser Episode. Ich hoffe, du bist beim

00:09:08: nächsten Mal wieder mit dabei. Ich freue mich drauf.