PLG 179: Was ein Projektmanager wirklich zu tun hat

00:00:00: Manche verbinden ja Projektmanagement mit Projektplanung, als würde hier die

00:00:03: Aufgabe eines Projektmanagers aufhören. Ja, und wenn du schon jemals ein

00:00:07: Projekt geleitet hast, dann weißt du sicher, da gibt es noch ne ganze Menge mehr

00:00:11: zu tun. Und genau darum geht's in dieser Episode.

00:00:32: Hallo, hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast und das ist der

00:00:36: Podcast für pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen. Wir

00:00:39: melden uns zurück aus der Sommerpause mit einem kleinen Übersichtspodcast,

00:00:43: würde ich sagen, und verschauen wir nochmal genau auf die Frage, was hat denn eigentlich

00:00:47: ein Projektmanager alles zu tun? Sehr, sehr viele Projekte, die

00:00:51: scheitern an schlechter Planung, vor allem an unklarer Zieldefinition

00:00:54: oder Zielen, die sich ständig ändern. Und dieses ganze Thema Ziele und Planung,

00:00:58: ja, das ist genau das, was man oft mit den Aufgaben eines Projektmanagers

00:01:01: verbindet. Aber damit hört es nun mal nicht auf. Denn wer ein

00:01:05: Projekt leitet, der muss auf ganz vielen Schauplätzen gleichzeitig aktiv sein.

00:01:09: Und es kann schon ganz schön kompliziert sein, immer den Überblick zu behalten.

00:01:13: Wir gehen jetzt mal in dieser Episode durch so die drei Hauptphasen eines

00:01:16: Projekts, also Projektstart, Projektdurchführung und Projektabschluss,

00:01:20: und gucken nochmal rein, was ist denn in den einzelnen Phasen alles so zu

00:01:23: tun. Es gibt natürlich, das kann ich schon ankündigen, noch viel, viel feinere

00:01:27: Unterteilung. Wir schauen eher so auf einer Vogelperspektive drauf, sonst würden wir nämlich

00:01:31: wahrscheinlich heute nicht mehr fertig werden. Fangen wir mal an mit

00:01:34: dem Projektstart. Und so ganz straff zusammengefasst kannst du

00:01:38: dich bei dieser Phase auf folgende grobe Punkte

00:01:41: konzentrieren. Einmal Auftragsklärung, Ressourcenbeschaffung, Risikomanagement,

00:01:45: Projektregeln und Projektplan. Also Auftragsklärung ganz, ganz wichtig.

00:01:49: Alles was dazu gehört. Was will denn der Auftraggeber wirklich? Welche anderen

00:01:53: Stakeholder spielen mit? Was wollen die? Was haben die für Interessen? Was sind die

00:01:56: eigentlichen Ziele des Projekts? Wenn du das schon mal geklärt

00:02:00: hast, dann ist, ich will nicht sagen die Hälfte schon erledigt, aber es ist einfach

00:02:03: ein ganz ganz wichtiger Punkt, dass allen Beteiligten klar ist, was

00:02:07: wollen wir erreichen und das so richtig konkret.

00:02:11: Ressourcenbeschaffung, ganz klar, ohne Teammitglieder, einem Budget oder auch

00:02:15: Software-Tool zur Kommunikation oder Planung, da läuft einfach kein Projekt.

00:02:19: Risikomanagement, wichtiger Punkt, was kann denn alles schiefgehen?

00:02:23: Was kannst du vielleicht durch präventive Maßnahmen schon vorher beeinflussen?

00:02:27: Und auch, welche Kosten solltest du denn für Risiken einplanen?

00:02:31: Apropos Kosten, ein Projektplan muss natürlich her, sowas wie ein

00:02:35: Projektstrukturplan, aber eben nicht nur das, sondern auch eine

00:02:38: Kostenplanung, eine Ablaufterminplanung, Meilenstein, Phasen, Arbeitspakete.

00:02:42: Zumindest wenn du in einem traditionell geplanten Projekt unterwegs bist. Klar, in

00:02:46: einem agilen Scrum-Projekt sieht das ein bisschen anders aus.

00:02:49: Aber was alle können sollten oder kennen sollten, das sind die Projektregeln.

00:02:53: Na sowas, wie werden denn Aufgaben verteilt bei uns im Team? Welchen Weg

00:02:57: wollen wir denn gemeinsam gehen, wenn es mal Probleme gibt? Also auch das sollte von

00:03:00: vornherein festgetourt sein. So, und wenn wir das noch ein

00:03:04: bisschen stärker aufdröseln, dann kommen da noch so ein paar andere Schlagworte

00:03:08: mit dazu, wie der Projektsteckbrief, ein Kick-off-Meeting, die

00:03:11: Betrachtung des Projektumfelds, so was wie

00:03:15: Arbeitspaketdefinition, wie Projektinfrastruktur

00:03:18: oder auch Eskalationswege, welche Kompetenzen haben die einzelnen

00:03:22: Mitglieder. Du siehst also, hier ist eine ganze Menge zu tun und das alleine

00:03:26: in der Startphase, wo es ja nach der Meinung vieler eigentlich noch gar nicht

00:03:30: so richtig losgegangen ist. Denn dann geht es erst so richtig

00:03:33: los mit der Projektdurchführung. Das Projekt ist gestartet, die Planung ist

00:03:37: abgeschlossen, aber hier kannst du dich als Projektleiter absolut nicht zurücklehnen.

00:03:41: Denn du hast eine ganze Menge zu tun und es geht schon mal los mit

00:03:43: dem ganzen Thema Projektüberwachung. Denn Vertrauen ist gut, aber dein

00:03:47: Team läuft vermutlich nicht komplett alleine. Du solltest also ein bisschen

00:03:51: Kontrolle haben und einen Blick, ob alle Dimensionen des

00:03:54: sogenannten magischen Dreiecks auch erfüllt sind. Also wie steht es denn mit der Zielerreichung?

00:03:58: Also mit der Leistung, die erschaffen wird? Wie steht es die Kosten? Also seid ihr

00:04:02: im Budget? Und vor allem auch, wie steht es die Termine? Also

00:04:06: liegt ihr gut im Zeitplan? Dann ein ganz, ganz wichtiges

00:04:10: Thema und vielleicht eines der Kernstücke eines Projektmanagers, das ist das

00:04:13: ganze Thema Kommunikation. Externe Kommunikation mit den

00:04:17: Stakeholdern, aber auch intern natürlich im Team. Hier solltest du immer

00:04:20: regelmäßig über den Stand des Projekts informieren, Feedback entgegennehmen

00:04:24: und Informationen nach draußen geben. Vor allem intern kann das natürlich

00:04:28: auch ein großer Motivationsfaktor sein. Auch Konflikte solltest du im Auge

00:04:31: behalten und gegebenenfalls einschreiten, wenn es nötig ist. Also,

00:04:35: wenn du mal einen schlechten Tag hast und nicht so richtig dich dazu aufraffen kannst,

00:04:39: irgendwelche Dokumente zu erstellen oder Zahlen zu überwachen,

00:04:42: dann solltest du trotzdem auf keinen Fall dich in deinem Büro einschließen,

00:04:46: sondern kommunizieren. Schauen, dass du einfach nah am Team bist, nah an

00:04:50: den Stakeholdern bist. Das ist wirklich ein super wichtiger Punkt.

00:04:54: Qualitätssicherung ist natürlich auch was, was nicht hinten runterfallen sollte während der

00:04:58: Projektdurchführung. Nicht jedes Ergebnis ist ein qualitativ gutes

00:05:02: Ergebnis. Also achte einfach hier drauf, dass keine Ressourcen verschwendet werden und dass

00:05:05: es in die richtige Richtung geht. Dokumentation

00:05:09: ist ein Punkt, den manche lieben, manche hassen

00:05:12: es. Es muss einfach in fast allen Projekten gemacht werden. Also kläre

00:05:16: auf jeden Fall ab, welche Dokumente in deiner Organisation, in deinem Projekt benötigt

00:05:20: werden. Und überlege auch mal, was du dir denn so wünschen würdest,

00:05:24: wenn du nach Projektabschluss etwas über das Projekt wissen möchtest. Also welche

00:05:27: Entscheidungen sollten immer nachvollziehbar dokumentiert werden oder müssen

00:05:31: vielleicht sogar nachvollziehbar dokumentiert werden. Ganz wichtig

00:05:35: hier, je mehr Dokumentation in dem Projekt gefordert ist, desto mehr solltest

00:05:39: du auch darauf achten, da nicht zu sehr hinterher zu hinken, also da auch dran

00:05:42: zu bleiben, ansonsten kann sich das ganz schnell auftürmen.

00:05:46: In dem Artikel zum Podcast gibt es auch noch solche kleinen Mini-Mindmaps,

00:05:50: wo die einzelnen Themen nochmal ein bisschen aufgedröselt sind und hier zur

00:05:53: Projektdurchführung würdest du dann noch Worte lesen. Sowas wie Effizienz,

00:05:57: Effektivität, Motivation, Statusmeetings, Projektmarketing ist auch

00:06:00: ein Punkt, der nicht vergessen werden sollte. Reporting, Projektfortschritt und

00:06:04: Konfliktmanagement. Also auch hier, langweilig wird es definitiv

00:06:08: nicht. Ja und dann haben wir natürlich noch den

00:06:12: Projektabschluss. Jetzt wird es ein bisschen übersichtlicher von den Aufgaben her.

00:06:15: Einmal tief durchatmen. Denn zum Projektende ist der größte

00:06:19: Teil zwar geschafft, aber trotzdem soll natürlich der Projekt abschlusssauber

00:06:23: durchgeführt werden. Da geht es das Thema Wissen aufbauen. Also nicht nur

00:06:26: alles das dokumentieren, was gut gelaufen ist, sondern auch mal Fehler und Schwächen

00:06:30: runterschreiben, irgendwo in Wikis, in Lessons Learned-Datenbanken

00:06:34: hinterlegen, einfach sie in Zukunft nicht zu wiederholen. Andere sollten genau von solchen

00:06:38: Wissen auch profitieren. Es ist wichtig, eine offene Fehlerkultur

00:06:41: zu haben, zu lernen und auch zukünftig Ressourcen nicht zu verschwenden.

00:06:46: Auch hier ist das Thema Kommunikation nochmal ganz wichtig. Je nach Projekt und

00:06:50: Organisation sind unterschiedliche Dinge wichtig. Das kann so was sein

00:06:53: wie ein Abschlussmeeting, eine Projektpräsentation, das kann Öffentlichkeitsarbeit

00:06:57: sein, was auch immer bei dir relevant ist. Das Thema

00:07:01: Kosten nochmal anschauen, Abschlusskalkulation, vielleicht soll Ist-Vergleiche,

00:07:05: vielleicht müssen Kostenstellen geschlossen werden. Schau, was nötig ist.

00:07:09: Und das Gleiche gilt für das Thema Dokumentation. Oft wird ein

00:07:12: Abschlussbericht gefordert, vielleicht sind noch andere Dokumente gefordert.

00:07:16: Also hier ist oft noch einiges zu tun an etwas, was

00:07:20: manche so als etwas überflüssige Nacharbeit betrachten, weil

00:07:24: das eigentliche Projektergebnis eher schon geleistet wurde.

00:07:27: Wichtig in einigen Projektplänen gelten

00:07:31: auch so was wie Dokumentation als Lieferobjekte. Ja, und dann gehört es ja schon

00:07:35: fast wieder mit zur Projektdurchführung. Wichtig ist

00:07:38: es, dass wir den Projektabschluss nicht vernachlässigen. Viele

00:07:42: neigen dazu, einfach schon ins nächste Projekt zu hüpfen und In manchen Organisationen wird

00:07:46: das sogar so ein bisschen indirekt gefördert. Denn, ich meine, wer verdient

00:07:49: schon Geld daran, jetzt noch intern Dinge zu dokumentieren, wenn schon der nächste

00:07:53: Kunde vor der Tür steht? Also schau einfach mal, dass

00:07:57: du zumindest das richtige Maß findest und dass Dinge nicht zu lange

00:08:00: liegen bleiben. Denn es kommt nicht selten vor, dass zwei Jahre später

00:08:04: plötzlich Berichte gefordert werden und niemand weiß mehr, wie das denn eigentlich

00:08:07: ablief. So, nach diesen vielen Aufgaben eines

00:08:11: Projektmanagers habe ich noch fünf goldene Regeln für dich. Das ist nämlich ganz

00:08:14: spannend. Ich beginne mal mit einem Zitat von Fyodor Roosevelt, der

00:08:18: sagt, wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft

00:08:22: besitzen, die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen und

00:08:25: genug Selbstdisziplin, ihn nicht ins Handwerk zu pushen. Und das kannst du

00:08:29: dir als Projektleiter auf jeden Fall nochmal mitnehmen, Kannst du

00:08:33: dir irgendwo auf einen Klebezettel an den Bildschirm pappen.

00:08:37: Denn das ganz Wichtige ist ja, dass viele von den Aufgaben, die ich genannt

00:08:40: habe, nicht zwingend von dir allein gemacht werden müssen. Sondern du musst dafür sorgen,

00:08:44: dass sie getan werden. Du hast den Hut auf, du hast die Verantwortung, dass das

00:08:48: Projekt läuft. Das heißt nicht zwingen, dass du es alles selbst machen musst.

00:08:52: Und dafür gibt es fünf goldene Regeln. Und zwar, erstens, ich

00:08:55: muss nicht alles selber wissen und nicht alles selber tun. Zweitens,

00:09:00: Ich muss wissen, wer es weiß und wer es tut. Drittens,

00:09:04: ich muss wissen, ob das Wissen richtig zur Anwendung kommt und ob wirklich das

00:09:07: getan wird, was zu tun ist. Viertens, ich muss wissen,

00:09:11: wie ich die Mitarbeiter bei Laune halte, deren Wissen und Tun das Projekt

00:09:15: benötigt. Und fünftens, ich muss dafür sorgen, dass ich bei

00:09:18: Laune bleibe und den Spaß an der Arbeit nicht verliere. So, und wenn du

00:09:22: das hast, also all diese fünf goldenen Regeln beachtest, dann bist du schon

00:09:25: ziemlich weit. Denn dann nimmst du nämlich genau die Rolle ein, die ein

00:09:29: Projektmanager eben einnehmen sollte. Und zwar nicht derjenige, der sich in

00:09:32: allen Details verliert, sondern der den Überblick tat und der dieses

00:09:36: Projektschiff in den Hafen steuert. Ja,

00:09:40: zusammengefasst. Planen, dokumentieren, kommunizieren, überwachen.

00:09:43: Also langweilig wird dir vermutlich selten, wenn du Projekte leitest.

00:09:47: Trotzdem, das Ganze ist natürlich machbar, es ist nicht so, dass es völlig überwältigend ist,

00:09:51: aber man sollte sich eben bewusst sein, was alles zu tun ist und nicht plötzlich

00:09:54: davon überrascht werden, dass ja noch was die Ecke kommt.

00:09:58: Wichtig in allen Projekten, nimm dir genug Zeit für diesen ersten Teil des Projekts,

00:10:02: diese Auftragsklärung ganz klar definieren, was soll wirklich

00:10:05: erreicht werden. Wir haben erst vor kurzem in unserer Projektmanagement-Umfrage

00:10:09: wieder rausgelesen, dass so viele Projekte scheitern, weil

00:10:13: einfach es unklare Verständnisse von Zielen gibt, gar keine

00:10:16: Ziele festgezurrt werden und dann ist es natürlich klar, dass die

00:10:20: Leute am Ende unzufrieden sind, dass Stakeholder etwas ganz anders erwartet haben

00:10:24: oder dass es ganz oft in die falsche Richtung ging. Noch ein

00:10:28: Praxistipp für dich, sobald du mal das Gefühl hast, du verlierst den Gesamtüberblick,

00:10:31: also das Big Picture im Projekt, dann tritt einfach mal gedanklich einen Schritt zurück und

00:10:35: nimm dir die Zeit, wieder eine Übersicht zu verschaffen. Du kannst

00:10:39: solche Tools nutzen, wie das Projekt Canvas zum Beispiel. Du kannst nochmal auf den Business

00:10:42: Case schauen. Du kannst auf die Zieldefinition schauen, Also auf diese

00:10:46: grundlegenden Dokumente, die dir zeigen, was ist noch mal

00:10:50: genau Sinn und Zweck dieses Projekts und wo wollen wir hin. Das ist das

00:10:53: Wichtigste, dass du eben als der Projektkapitän

00:10:57: da den Überblick behältst und das Ganze in die richtige Richtung steuerst.

00:11:02: Wenn du jetzt denkst, okay, ich bin jetzt neu im Projekt und ich dachte, mit

00:11:05: einem Projektplan ist es getan und ich muss ein bisschen schauen, dass die Leute alle

00:11:08: das Ganze auch erledigen und bist jetzt ein bisschen überrascht, wie viel

00:11:12: dann doch noch dazu gehört, dann keine Sorge. Vielleicht weißt du, dass es bei

00:11:16: uns eine Lernplattform gibt, die ITTP Academy. Dort gibt es eine

00:11:19: ganze Menge an E-Learning-Angeboten, speziell für Projektmanager. Und da schauen

00:11:23: wir eben nicht nur drauf, wie erstelle ich einen Projektplan, sondern da schauen wir auf

00:11:27: das ganze große Themengebiet. Es geht Risikomanagement,

00:11:31: eine saubere Zieldefinition, Stakeholder-Management, Umfeldanalysen,

00:11:35: aber natürlich auch solche Soft-Skills, die so wichtig sind im Projekt.

00:11:39: Kommunikation, Zeitmanagement, Kreativität,

00:11:42: alles ist drin. Also, ich verlinke dazu nochmal natürlich in den

00:11:46: Show-Notes, schau mal rein und falls du das Gefühl hast, huiuiui, ich glaube, ich habe

00:11:50: ein bisschen Nachholbedarf, dann haben wir garantiert auch was für dich dabei.

00:11:54: In dem Sinne, ich verabschiede mich für heute und ich hoffe, du bist in der

00:11:57: nächsten Folge wieder mit dabei. Bis dahin.

00:12:15: Prozent of Deutsch.