PLG 178: Projekt abbrechen – Wann ist ein Abbruch nicht zu vermeiden?

00:00:00: In Projekten ist es ja gar nicht ungewöhnlich, dass Risiken ganz bewusst eingegangen

00:00:04: werden und sich alle Beteiligten auch darüber im klaren Sinn ja. Also unser

00:00:07: Projekt kann trotz aller Bemühungen vor die Wand fahren. Aber trotz

00:00:11: all'n Risikobewusstseins, wann ist denn eigentlich ein Punkt erreicht, an dem es

00:00:14: wirklich nicht mehr weitergeht? Und genau darum geht's in dieser Episode.

00:00:18: Los geht's nach dem Intro.

00:00:39: Hallo, hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast und das ist der

00:00:42: Podcast sind einfach und spannend. Los geht's! Wollen. Ja,

00:00:46: Projektabbruch, ja oder nein, wann ist dein Projekt nicht mehr zu retten? Genau darum geht

00:00:49: es in dieser Episode. Und wir haben uns eine Weile gefragt, sollen wir diesen

00:00:53: Artikel auch als Podcast umsetzen und haben uns entschieden,

00:00:56: ja, das machen wir, obwohl es vielleicht nicht ganz optimal ist. Denn falls du in

00:01:00: den Show Notes dann auf den Link zum Artikel klickst, dann wirst du sehen, hey,

00:01:02: da gibt es eine ganze Menge schöner Flussdiagramme. In die

00:01:06: haben wir eine ganze Menge Zeit investiert, einfach eine

00:01:10: schöne Leitlinie dafür zu geben, mit bestimmten Fragen,

00:01:14: wann geht es denn wirklich nicht mehr weiter mit deinem Projekt? Und diese Flussdiagramme jetzt

00:01:18: hier verbal rüber zu bringen, ist nicht ganz einfach. Ich gebe

00:01:21: mein Bestes, aber auf jeden Fall gibt es von mir die Empfehlung, schau noch mal

00:01:24: in den Artikel mit den Diagrammen, ist es einfach noch mal deutlich übersichtlicher

00:01:28: zu schauen, wann es denn mit dem Projekt weitergehen sollte oder vielleicht auch eben

00:01:32: nicht mehr. Ich fange nochmal an, zum Thema

00:01:35: Projektabbruch über das Thema Risiken zu sprechen und das ist ja auch

00:01:39: in gewisser Weise normal ist. Denn ich meine, wie realistisch ist es, dass ein

00:01:43: Projekt geplant und komplett reibungslos durchgeführt wird, ohne dass es Hürden,

00:01:46: Probleme oder Risiken gibt. Ja, so was gibt's ja einfach mal gar nicht.

00:01:50: Projekte allgemein und besonders so was wie Entwicklungsprojekte

00:01:54: werden ja oft schon mit einem hohen Maß an Unsicherheiten und Risiken gestartet.

00:01:58: Manchmal ist ja sogar die Machbarkeit generell unklar. Und

00:02:02: auch Schätzungen zu Terminen und Budgets, die entspringen ja oft eher dem

00:02:05: Bauchgefühl als harten Kalkulationen. Aber da kann man sich ja

00:02:09: schon manchmal fragen, kann das denn überhaupt funktionieren? Also warum werden

00:02:12: Projekte denn gestartet, wenn so viele Unsicherheiten bestehen? Ja, ganz

00:02:16: einfach. Es geht eben nicht immer nur in Anführungsstrichen den Bau

00:02:20: des 23. Einfamilienhauses, sondern es geht ja ganz oft

00:02:24: große und strategische Themen, ganz neue Wege.

00:02:27: Und da weiß man einfach noch nicht so viel. Projekte

00:02:31: werden ganz oft gestartet, zum Beispiel Chancen auf dem Markt zu

00:02:34: nutzen, von denen sich ein sehr großer Nutzen versprochen wird, auch wenn das

00:02:38: Eintreten erst mal noch gar nicht sicher ist. Oder sich einen strategischen Vorteil

00:02:42: auf dem Markt zu verschaffen, Kosten zu senken, zukünftig

00:02:45: wettbewerbsfähiger zu sein und mehr Spielraum für andere Themen zu

00:02:49: haben. Oder auch, das Prestige zu erhöhen, sowohl intern als

00:02:52: auch nach außen. Und bei diesen ganzen Themen, da steht oft eine ganze Menge auf

00:02:56: dem Spiel. Stell dir vor, innerhalb der Organisation stehst du und deine

00:03:00: Unterstützer für eine ganz klare Sache, für ein bestimmtes Projekt. Da

00:03:03: will niemand zu den Verlierern gehören. Und auch außerhalb der Organisation kann

00:03:07: durchaus das Ansehen leiden, wenn Projekt und auch das Scheitern eines

00:03:11: Projekts nach außen sichtbar werden. Und ganz klar,

00:03:15: je länger ein Projekt läuft, desto mehr Ressourcen werden ja auch investiert. Das heißt,

00:03:18: wenn man ganz am anfangenden Projekt in einer sehr frühen Phase abbricht, das ist oft

00:03:22: zu verkraften. Da wurde noch nicht so viel investiert. Je länger ein Projekt geht, desto

00:03:26: mehr wurde schon investiert und desto schwerer ist es oft auch zu sagen,

00:03:30: ja, das lassen wir jetzt mal, Wir brechen ab, ja, mehr Ressourcenverschwendung

00:03:34: zu vermeiden, aber die Entscheidung fällt oft einfach deutlich schwerer.

00:03:39: Beim Thema Projektabbruch steht auch nochmal die strategische Relevanz im

00:03:42: Mittelpunkt. Denn wie groß die Schmerztoleranz bei schwierigen Projekten ist,

00:03:46: hängt natürlich im hohen Maß davon ab, wie strategisch wichtig

00:03:49: dieses Projekt ist. Und gleich zum Projektstart sollte auch feststellen, welche

00:03:53: Bedeutung ein Projekt für eine Organisation hat. Also ist es zum Beispiel wichtig für

00:03:57: das langfristige Überleben eines Unternehmens? Kann vielleicht ein sehr

00:04:01: bedeutender Wettbewerbsvorteil erarbeitet werden. Und was passiert denn, wenn

00:04:05: das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird? Und je nachdem,

00:04:08: wie auf diese Fragen geantwortet wird, kann die Strategie für ein Projekt in der

00:04:12: Krise natürlich unterschiedlich aussehen. Denn Wenn ein Projekt wirklich strategisch

00:04:16: essentiell ist, ganz, ganz wichtig, dann werden solche Projekte

00:04:20: auch dann gerettet, wenn sie schon richtig tiefrote Zahlen

00:04:23: schreiben, als vielleicht ein Projekt, was nice to have ist. Das wird einfach mal

00:04:27: schneller abgebrochen. Das heißt, wenn über das Thema Abbruch

00:04:31: nachgedacht wird, sollte auf jeden Fall auch nochmal überlegt werden, wie wichtig ist dieses

00:04:34: Projekt für uns strategisch und dann wird es vielleicht nochmal ein bisschen anders bewertet.

00:04:40: So, jetzt kommen wir aber endlich zur Kernfrage. Woran erkennst du denn, dass ein Projektabbruch

00:04:44: erforderlich ist? Denn selbst, wenn feststeht, dass eine für das Projekt

00:04:48: ganz existenzielle Krise besteht, muss das Projekt ja nicht zwingend

00:04:52: abgebrochen werden. Ich habe in der letzten Episode schon mal darüber gesprochen, es kann sowas

00:04:56: wie eine Taskforce eingesetzt werden, es kann die Handlungsfähigkeit

00:04:59: wiederhergestellt oder auch bereits erarbeitete Ergebnisse in einem Folgeprojekt

00:05:03: erarbeitet werden. Aber was ist jetzt das Richtige? Also woher

00:05:07: weißt du denn, wann ein Projektabbruch nicht mehr zu vermeiden ist? Das hängt

00:05:10: eben einmal ab von der strategischen Relevanz, das hatte ich gerade eben schon, und von

00:05:14: den Ursachen der Krise. Und dabei gibt es vier verschiedene Krisendimensionen,

00:05:18: nämlich es gibt Zeitkrisen, Kostenkrisen, Zielkrisen und Machbarkeitskrisen.

00:05:23: Wichtig hier, natürlich kann eine Krise auch mehrere Dimensionen gleichzeitig beinhalten.

00:05:27: Es ist gar nicht ungewöhnlich, dass die Machbarkeit generell unklar

00:05:31: ist und deshalb dann Zeit und Kosten aus dem Ruder laufen. In erster

00:05:34: Näherung solltest du allerdings erstmal versuchen, nacheinander jede Dimension

00:05:38: einzeln zu betrachten. So als grobe Richtlinie

00:05:42: ist ein Projektabbruch in der Regel bereits dann kaum vermeidbar, sobald er in

00:05:46: nur einer der Dimensionen angezeigt wird. Zu jeder

00:05:49: dieser vier Dimensionen haben wir ein eigenes Entscheidungsdiagramm, so einen schönen

00:05:53: Flussdiagramm erstellt, was dir ganz klar sagt, Abbruch, ja oder

00:05:57: nein. Aber es gilt natürlich auch, die Diagramme sind eine

00:06:00: Empfehlung. Das ist jetzt keine harte Vorgehensweise, wo du sagst, okay, das

00:06:04: Diagramm sagt mir das, ich muss jetzt abbrechen, ganz klar. Denn Projektmanagement

00:06:09: ist mit seinen ganzen Einflüssen und seiner Vielschichtigkeit viel zu komplex und

00:06:12: individuell, als dass wir das jetzt hier alles abbilden können. Aber es ist eine schöne

00:06:16: Orientierung. Also fangen wir mal an mit der

00:06:19: Zeitkrise. Die ist ja oft sehr deutlich für alle erkennbar. Es wird

00:06:23: eine Deadline nach der anderen gerissen. Es ist womöglich der Endtermin des Projekts

00:06:27: komplett unsicher. Also, du solltest dir folgende wichtigen Fragen

00:06:30: stellen. Erstens, ist denn das Projektergebnis überhaupt noch relevant, wenn das

00:06:34: Projekt zu spät fertig wird? Wenn zum Beispiel ein Produkt entwickelt wird und die

00:06:38: Märkte, die drehen sich immer schneller, dann können bestimmte Projektergebnisse schon mal

00:06:42: überflüssig werden, wenn die ursprünglichen Planungen nicht eingehalten werden können.

00:06:46: Dann, wie viel kostet denn das Beschleunigen des Projekts im Vergleich mit dem

00:06:49: Inkaufnehmen der Verzögerung? Und je nach den Antworten kann dein

00:06:53: Projekt mit Verzögerung oder Mehrkosten durch Beschleunigung fortgeführt

00:06:56: werden oder aber es bleibt nur der Abbruch. Klingt jetzt vielleicht noch ein

00:07:00: bisschen allgemein. Wie gesagt, ich werde wahrscheinlich noch häufiger darauf hinweisen. Schau noch

00:07:04: mal auf das Entscheidungsdiagramm im Artikel, dann wird das Ganze noch

00:07:08: ein bisschen konkreter. Kommen wir zur Kostenkrise.

00:07:12: Kennst du sicherlich auch, ziemlich typisch. Und es ist ja relativ

00:07:16: häufig so, dass das Controlling auf rote Zahlen hinweist, die

00:07:19: sich nicht mal ebenso auf grün umstellen lassen. Hier stehen folgende

00:07:23: Fragen im Mittelpunkt. Einmal, kannst du in deinem Projekt so sparen,

00:07:27: dass das Erreichen der Muss-Ziele nicht gefährdet ist? Wenn ja, dann tu das.

00:07:31: Dafür musst du natürlich eine richtige Zielpriorisierung haben.

00:07:35: Falls du nur, in Anführungsstrichen, ein Finanzierungsproblem hast und das auch

00:07:39: lösen kannst, ja, dann kann das Projekt natürlich fortgeführt werden. Das ist ein einfacher

00:07:42: Weg. Falls allerdings generell das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht

00:07:46: mehr vielleicht gerechtfertigt ist, dann, ja, dann bleibt nur der Projektabbruch.

00:07:51: Dann haben wir die Zielkrise. Besonders wenn so Langläuferprojekte

00:07:56: stattfinden, dann gibt's oft dieses Risiko. Also was, wenn die Ziele gar

00:08:00: nicht mehr so relevant sind? Also was ist, wenn die Unternehmensstrategie zum Beispiel so

00:08:03: abgeändert wird, dass eine Einführung des neuen IT-Systems gar nicht mehr ins Portfolio

00:08:07: passt? Und in solchen Situationen, da dreht sich alles Kosten- und

00:08:11: Nutzenbetrachtung. Es kann zum Beispiel sein, dass Ziele nur teilweise

00:08:14: obsolet sind und der verbleibende Nutzen rechtfertigt auch die Kosten.

00:08:18: Oder das Projekt kann an die neue Situation so angepasst werden, dass

00:08:22: es eine Umplanung geben kann und das Fortführen dann auch

00:08:25: wieder sinnvoll ist. Schwierig wird es allerdings dann, wenn

00:08:29: weder der verbleibende Nutzen gerechtfertigt ist, noch das Projekt mit einem

00:08:32: vertretbaren Aufwand angepasst werden kann. Und auch dann bleibt wieder nur der Abbruch.

00:08:38: Die vierte Art der Krise ist die Machbarkeitskrise, relativ typisch

00:08:41: für Entwicklungsprojekte. Denn hier scheint es ja auf den

00:08:45: ersten Blick besonders schwer, sich für einen Projektabbruch zu entscheiden.

00:08:49: Denn Entwicklungsprojekte werden ja oft generell unter sehr hohen

00:08:52: Risiken gestartet. Aber auch hier kannst du dich fragen, ist denn das

00:08:56: Scheitern sicher und vor allem gibt es Nachweise dafür? Ja, dann stehen

00:09:00: die Zeichen einfach mal auf Abbruch. Und auch wenn der Erkenntnisgewinn aus

00:09:04: einem gescheiterten Projekt aus Kosten-Nutzen-Perspektive zu gering und das

00:09:07: Risiko gleichzeitig zu hoch ist, dann kommst du den Abbruch nicht drumherum.

00:09:12: Wie gesagt, all das klingt wie eine kurze Zusammenfassung, ist es

00:09:16: auch. Nachvollziehbarer wird es, wenn du die Entscheidungsdiagramme

00:09:20: auf der Website im Artikel anschaust. Tu's

00:09:23: einfach. Es ist übersichtlich. Schauen wir nochmal

00:09:27: auf die Frage, wie lange du versuchen solltest, ein Projekt zu retten.

00:09:31: Oder auch nochmal da, das machst ja nicht nur du allein. In der Regel ist

00:09:34: es nicht der Projektleiter, der sagt, ich höre jetzt auf damit, sondern in der Regel

00:09:38: ist es eine gemeinsame Entscheidung von Auftraggeber, Lenkungskreis und auch Projektleiter.

00:09:42: Also wenn ich jetzt sage, wann solltest du ein Projekt abbrechen, dann meine ich immer,

00:09:46: ja, das jeweilige Konstrukt, alle Beteiligten, die eben auch so eine Entscheidung

00:09:50: treffen können. Also wann solltest du das tun? Wenn du dich

00:09:54: an den Diagramm orientierst, dann kann die Antwort ganz einfach sein.

00:09:57: Sobald ein Projektabbruch klar erforderlich ist, und das zeigen dir die Diagramme, Dann

00:10:01: solltest du eine Rettung gar nicht erst versuchen, sondern dann muss gehandelt werden, auch wenn

00:10:05: es erst mal wehtut. Denn alles andere wäre ganz einfach Ressourcenverschwendung.

00:10:09: Und das wollen wir nicht. Und das wäre auch fahrlässig. Wenn allerdings die

00:10:13: Lage unklar ist und zum Beispiel nur von Risiken und

00:10:16: Möglichkeiten gesprochen wird, dann wirst du natürlich erst recht nicht allein

00:10:20: entscheiden. Da brauchst du ganz, ganz viele enge Absprachen mit Auftraggebern, mit Stakeholdern

00:10:24: und alle müssen sich einfach bewusst darüber sein, welche

00:10:28: Risiken wollen wir denn gemeinsam wie lange tragen.

00:10:32: Wichtig ist hier, Abbruch ist ja nicht immer das absolute Drama. Es kann ja

00:10:36: sein, dass Teilaspekte eines Projekts in ein verkleinertes oder neues Projekt gerettet

00:10:40: werden können. Es kann auch ein Projekt komplett umgestaltet und mit ganz neuen

00:10:44: Zielen neu geplant werden. Und das können einfach mögliche

00:10:47: Auswege sein, die einem Motivationsverlust im Team

00:10:51: entgegenwirken. Es sieht oft nach außen auch ein bisschen besser aus und kann auch das

00:10:54: Thema Bürokratie minimieren im Sinne von, ja, nicht schon wieder einen neuen

00:10:58: Projektantrag stellen. Zugegeben, eine komplette

00:11:01: Umgestaltung und eine komplette Neuplanung sind jetzt auch nicht so

00:11:05: viel anders als ein kompletter Abbruch und Start von einem neuen Projekt.

00:11:08: Ja, aber manchmal entscheidet ja auch die Formulierung und die

00:11:12: Außendarstellung darüber, wie das Ganze bei allen Beteiligten

00:11:16: akzeptiert wird. Also, zusammengefasst. Gibt

00:11:19: es eine einfache Antwort auf die Frage abbrechen oder nicht? Ja,

00:11:23: das wäre schön, aber so einfach ist es natürlich einfach mal nicht. Es

00:11:27: gibt so viele individuelle Situationen und deswegen gibt es auch sehr

00:11:31: viele individuelle Antworten. Trotzdem haben wir eine Handlungsempfehlung

00:11:35: für dich noch mal. Sobald in einer der vier Krisendimensionen, also Zeit, Kosten, Ziel und

00:11:38: Machbarkeiten, Projektabbruch angezeigt wird, dann hast du praktisch keine andere

00:11:42: Wahl. In allen anderen Fällen hängt die Fortführung individuell

00:11:46: davon ab, wie die Risiken abgeschätzt werden, wie die Grundprämissen des Projekts

00:11:50: sind und auch abhängig von der strategischen Relevanz.

00:11:53: Also, nicht ganz einfach. Natürlich keine

00:11:57: klare Ja-Nein-Antwort, war ja auch nicht zu erwarten. Dafür ist Projektmanagement

00:12:01: und sind die Umfelder einfach viel zu vielschichtig. Ganz

00:12:05: logisch. Aber ich hoffe, wir konnten dir eine kleine Orientierung

00:12:08: geben, falls du mal in einer haarigen, kritischen Projektsituation

00:12:12: bist. Nicht das schönste und spannendste Thema.

00:12:16: Keiner von uns möchte in einer echten Projektkrise stecken, aber

00:12:19: zumindest kann dir die letzte Folge, wo wir über die Projektkrise

00:12:23: an sich und diese Folge mit dem Projektabbruch ein bisschen dabei

00:12:27: helfen, das ganze Thema ein bisschen besser einzuordnen. Ja, das war's

00:12:31: von meiner Seite. Ich hoffe, du hattest Spaß. Falls du irgendwelche

00:12:34: Themenwünsche hast, Vorschläge, dann meld dich gern per Mail bei uns. Wir

00:12:38: freuen uns über Feedback. Und ansonsten freue ich mich drauf, wenn du das nächste Mal

00:12:42: wieder mit reinhörst. Bis dahin.