PLG 177: Wann steckt dein Projekt in einer Krise?

00:00:00: Woran denkst du eigentlich bei Krisenprojekten? Vielleicht an den Berliner

00:00:03: Flughafen oder vielleicht sogar ein eigenes Projekt aus deinem Projektalltag? Ja,

00:00:07: was auch immer dir durch den Kopf schwirrt, so richtig lustig ist das nicht mit

00:00:10: so einer Krise, vor allem, wenn man so selbst mittendrin steckt. Oft stehst du als

00:00:14: Projektleiter erheblich unter Druck und merkst vielleicht sogar erst dann, wer in

00:00:18: schwierigen Situationen wirklich zu dir steht. Genau das ist das

00:00:21: Thema dieser Podcast-Episode. Wir reden über Projektkrisen.

00:00:26: Und ich hoffe, das wirkt nicht zu abschreckend auf dich. Es ist eigentlich ein spannendes

00:00:29: Thema. Und los geht's nach dem Intro.

00:00:51: Hallo, hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast. Und das ist der Podcast

00:00:54: für pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen. Und

00:00:58: pragmatische Projektmanager müssen leider auch sich bewusst sein darüber, dass

00:01:02: ein Projekt auch mal in eine Krise rutschen kann. Aber schauen wir direkt mal

00:01:06: auf den Begriff. Was ist denn überhaupt eine Projektkrise? Ja, laut Definition ist

00:01:09: eine Projektkrise eine extreme Projektsituation, die eine gravierende

00:01:13: Abweichung des Projektablaufs vom Plan bewirkt und existenzbedrohend

00:01:17: für das Projekt ist. Und das klingt jetzt ein bisschen dramatisch und ist es ja

00:01:21: in vielen Fällen auch. Also nehmen wir das nochmal auseinander. Erstmal haben wir die

00:01:24: extreme Projektsituation. Also, klar, Probleme, Hürden

00:01:28: und eintretende Risiken, die gehören erstmal zum täglichen Brot von einem

00:01:32: Projektmanager. Aber eine Krise hat einfach noch mal eine deutlich größere Dimension.

00:01:36: Dann gab es in der Definition die gravierende Abweichung vom Plan. Ja,

00:01:40: auch da, Planabweichungen sind erst mal nicht unüblich. Wir wollen sie vermeiden, keine

00:01:44: Frage. Aber manchmal gibt es einfach so gravierende

00:01:47: Abweichungen, dass die Zahlen jenseits von Gut und Böse ganz

00:01:51: tiefrot leuchten. Das deutet auf eine Krise hin. Und dann

00:01:54: war der dritte Bestandteil der Definition die

00:01:58: Existenzbedrohung für das Projekt. Denn ganz klar,

00:02:02: letztendlich wird im Fall einer Projektkrise schnell mal die Frage aufkommen,

00:02:05: machen wir überhaupt weiter? Also Abbruch ja oder nein? Wenn du jetzt

00:02:09: überlegst, bin ich denn schon in einer Krise oder nicht, dann solltest

00:02:12: du gewisse Anzeichen kennen oder sensibel dafür sein. Einmal

00:02:16: können Krisen natürlich durch akute Ereignisse entstehen. Stell dir eine Naturkatastrophe

00:02:20: vor oder Lieferketten für essentielle

00:02:24: Projektmaterialien brechen weg, weil es bestimmte politische Wirrungen

00:02:27: gibt. Dann kann ein Projekt natürlich schnell in die Krise Rutschen. Viel

00:02:31: häufiger ist es allerdings so, dass Krisen sich schleichend

00:02:34: entwickeln, weil zum Beispiel Probleme bekannt sind, aber bewusst oder

00:02:38: auch unbewusst ignoriert werden. Und das sind genau die Krisen, wo wir jetzt mal ein

00:02:41: bisschen näher hinschauen. Das sind nämlich die, die eine Vorgeschichte haben. Eine Krise

00:02:45: kannst du erst mal wie eine Art lebensbedrohlichen Gesundheitszustand für dein Projekt

00:02:49: ansehen. Aber für diesen lebensbedrohlichen Zustand gibt es oft schon frühe

00:02:53: Symptome und die kannst du einordnen in harte Anzeichen und weiche Anzeichen.

00:02:57: Die harten Anzeichen kann sowas sein wie ein weit überschrittenes Budget, ein

00:03:00: fehlender Projektfortschritt, Deadlines werden gerissen, es gibt unklare

00:03:04: Ziele, es gibt Qualitätsprobleme, Entscheidungen fehlen, in

00:03:08: Statusmeetings sind alle oder sehr viele Ampeln auf Rot, es wird generell die

00:03:11: Machbarkeit in Frage gestellt und Aufwand nutzen auch generell ist komplett

00:03:15: fraglich. Und dann haben wir noch weiche Anzeichen. Das kann so was sein, wie die

00:03:19: Motivation im Team sinkt. Es gibt ständige Endlos- oder Grundsatzdiskussion.

00:03:23: Es treten Konflikte auf. Kommunikation ist stark reduziert. Die Leute reden

00:03:27: einfach nicht mehr miteinander. Und es gibt eine extrem hohe Arbeitsbelastung.

00:03:31: Wenn du jetzt diese Symptome gehört hast, dann kommst du vielleicht auf die Idee, naja

00:03:35: Moment, vielleicht ist ja mein Projekt auch in der Krise. Wir haben ein überzogenes

00:03:38: Budget und wir haben auch gerade einen Konflikt im Team. Aber ganz so

00:03:42: einfach ist es eben nicht. Denn jedes Anzeichen für sich, Das muss ja

00:03:46: gar nicht dramatisch sein, sondern kann ganz normaler Projektalltag sein. Aber in

00:03:50: der Summe kann sich einfach ein sehr bedrohliches Bild ergeben.

00:03:53: Also schauen wir mal nicht nur auf die Anzeichen, sondern auch auf die Merkmale einer

00:03:57: Projektkrise. Also wann kann festgestellt werden, Ja,

00:04:00: wir sind wirklich in einer Krise. Und zwar gibt es folgende Merkmale. Einmal, die

00:04:04: ganze Situation vermittelt ein starkes Gefühl der Bedrohung. Dann

00:04:08: vermittelt sie das Gefühl, dringend handeln zu müssen. Das Gefühl der

00:04:11: Unsicherheit steigt. Schnelle Entscheidungen sind nötig. Und das

00:04:15: Projekt steht an sich vor einem großen Wendepunkt, der auch zu einem Abbruch

00:04:18: führen kann. Manchmal wird auch in sachliche und persönliche

00:04:22: Aspekte unterschieden. Also sachliche Aspekte sind sowas wie, dass sich Probleme immer

00:04:26: mehr anhäufen, also zum Beispiel diese extreme Budgetüberschreitung, Termine

00:04:30: Jenseits von Gut und Böse oder die Qualität kann einfach absolut nicht gehalten

00:04:33: werden. Und dann gibt es die persönlichen Aspekte, dieses Empfinden der

00:04:37: Ausweglosigkeit und Lähmung, Druck und Stress, dieses Gefühl, ich weiß wirklich hier

00:04:40: nicht mehr, was ich machen soll. Du hörst jetzt schon vielleicht,

00:04:44: wann genau eine Krise eintritt, ist es gar nicht mal allgemein zu beantworten.

00:04:48: Dafür sind einfach die Voraussetzungen für Projekte sehr unterschiedlich und die Projekte

00:04:52: generell sehr individuell. Denn man muss ganz einfach sagen, was

00:04:55: für den einen eine Krise ist, ist für den anderen Alltag. Also

00:04:59: ob eine Situation als Krise eingestuft wird, ist sehr stark von

00:05:03: den grundlegenden Prämissen eines Projekts abhängig. Stellt euch zum Beispiel

00:05:07: mal vor, ein Projekt wurde ganz bewusst als Hochrisikoprojekt

00:05:10: gestartet. Das sind ja Zweifel an der Machbarkeit in der frühen Phase

00:05:14: in der Produktentwicklung zum Beispiel komplett normal. In solchen

00:05:17: Projekten, da bekommen alle Beteiligten deutlich später kalte Füße als in

00:05:21: einem anderen Projekt, in dem zum Beispiel ein nahezu

00:05:24: fertiges und funktionierendes Produkt einfach nur fertig entwickelt werden soll.

00:05:29: Es gibt vielleicht einen Projektleiter in einem sehr produktionsnahen Projekt,

00:05:34: der sieht ständige Verzögerung und Budgetüberschreitung, das ist für ihn vielleicht

00:05:37: eine Dauerkrise. Und ein routinierter Entwicklungsleiter im

00:05:41: Technologiebereich, der sieht das vielleicht total ruhig und als erfolgreich

00:05:45: an. So dieses, ja, das ist nun mal so. Also du siehst, das kann

00:05:48: sehr individuell wahrgenommen werden und hängt sehr stark davon ab, in welchem Umfeld dein

00:05:52: Projekt stattfindet und was generell die Erwartungen daran sind.

00:05:57: Allgemein trotzdem kann man schon sagen, Wenn die Merkmale

00:06:01: einer Krise erfüllt sind und sich bei den Beteiligten ein sehr starkes Gefühl der Ausweglosigkeit

00:06:05: zeigt, dann kann eine Situation auch als Krise eingestuft werden.

00:06:08: Ja, und was macht man denn dann? Ja, zunächst muss erstmal

00:06:12: offiziell festgestellt werden, dass es sich eine für das Projekt existenzielle

00:06:16: Krise handelt. Und wer macht das? Das entscheiden oft der Auftraggeber,

00:06:19: Lenkungskreis und Projektleiter gemeinsam. Ganz, ganz wichtiger

00:06:23: Punkt in diesem Stadium, das ist Kommunikation. Also Team,

00:06:27: Stakeholder und sonstige Beteiligte müssen einfach ganz viel Klarheit

00:06:31: bekommen über diesen kritischen Projektzustand. So und wenn die

00:06:34: Krise dann einmal festgestellt wurde offiziell, dann wird oft direkt

00:06:38: umgeschaltet. Also das Projekt wurde als Krisenprojekt eingestuft und dann

00:06:42: schaltet man vom Alltagstraut in einen sehr viel fokussierteren Modus mit einer ganz

00:06:45: klaren Frage, wie geht es denn jetzt eigentlich weiter? Denn nur weil ein

00:06:49: Krisenprojekt vorliegt, muss es ja nicht zwangsläufig abgebrochen werden, sondern es

00:06:52: kann auf verschiedene Arten und Weisen weitergehen. Zum Beispiel kann eine Taskforce eingesetzt

00:06:56: werden. Taskforce, die hat die Aufgabe, hey, wir machen mal eine Bestandsaufnahme.

00:07:01: Wir versuchen erstmal die Handlungsfähigkeit wiederherzustellen und schärfen

00:07:04: die kurz- und mittelfristigen Ziele. Oder es

00:07:08: werden Folgeprojekte gestartet, sodass ein Projekt

00:07:11: oder bisherige Projektergebnisse nicht komplett verloren gehen,

00:07:15: sondern schon mal anderweitig verwendet werden oder auch weiterentwickelt werden.

00:07:19: Oder, natürlich, das kann auch passieren, der komplette Abbruch. Es steht natürlich im Raum.

00:07:23: Und das kann in bestimmten Situationen absolut die richtige Entscheidung sein,

00:07:27: zu vermeiden, dass noch weitere Ressourcen verschwendet werden.

00:07:31: Welche Option die richtige ist? Ja, das werde ich jetzt nicht in dieser

00:07:34: Episode beschreiben, sondern dazu gibt es eine separate Podcast-Episode,

00:07:38: wo wir genauer nochmal drauf eingehen, was ist denn der richtige Moment,

00:07:42: abzubrechen. Ja, sei mal gespannt, das kommt dann in der nächsten Folge.

00:07:46: Also zusammengefasst, Projektkrisen sind ganz extreme Projektsituationen,

00:07:50: die vermutlich ja keiner gern erleben will. Macht nicht besonders viel

00:07:54: Spaß und ist einfach wirklich anstrengend.

00:07:58: Keine Frage, denn Vermutlich wurden dann schon Ressourcen verschwendet,

00:08:02: es herrscht keine große Zufriedenheit bei allen Beteiligten, das will

00:08:06: niemand haben, aber kann dich einfach eben auch mal treffen.

00:08:10: Besonders weil Krisen oft nicht durch akute Ereignisse entstehen, sondern

00:08:14: sehr, sehr schleichend, solltest du so ein bisschen sensibel sein für diese

00:08:17: Frühwarnzeichen und die dann auch wirklich ernst nehmen. Und wenn das

00:08:21: passiert, dann können manche Krisen auch wirklich frühzeitig abgewendet werden.

00:08:26: Wie gesagt, in der nächsten Folge geht es nochmal das Thema Krisen oder

00:08:29: vor allem das Thema Projektabbruch. Und die zentrale Frage, ja, wann geht

00:08:33: es denn nicht mehr weiter, wann sollte ein Projekt wirklich abgebrochen werden? Ich hoffe, du

00:08:37: bist neugierig drauf und hörst dann wieder mit rein. Bis dahin.

00:08:45: Ist präsentiert von ITTP, Virtual Education

00:08:49: for Professionals. Lernt alles über Projektmanagement,

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