PLG 175: Was ein Projektmanager wirklich zu tun hat

00:00:00: In dieser Podcast-Folge, da bombardiere ich dich mal mit ganz vielen

00:00:04: Begriffen, Themengebieten und Aufgaben. Und danach wirst du wahrscheinlich denken,

00:00:07: wow, also so ein Projektmanager, der hat wirklich eine ganze Menge zu tun.

00:00:11: Los geht's nach dem Intro.

00:00:32: Hallo, hallo, hier ist Andrea vom Projekte leicht gemacht Podcast und das ist der Podcast

00:00:35: für pragmatische Projektmanager und solche, die es werden wollen. Und Projektmanagement,

00:00:40: das ist jetzt nicht unbedingt so eine einfache Aufgabe. Ziemlich komplex, sehr

00:00:44: vielschichtig und Genau darum geht es auch in dieser Episode.

00:00:47: Ich werde jetzt nicht ausführlich auf eine einzige

00:00:51: Methode eingehen, sondern ich will dich einfach nochmal dafür

00:00:55: sensibilisieren, was wirklich Projektmanagement alles

00:00:58: umfasst. Und es ist sogar so, dass im Grunde genommen noch eine ganze

00:01:02: Menge andere Themen auch noch auf deinem Tisch landen. Das heißt, lehn

00:01:05: dich zurück, hör einfach mal zu und fühl dich danach hoffentlich

00:01:10: nicht demotiviert von wegen, ach du Schande, das muss ich alles tun, sondern so ein

00:01:13: bisschen positiv inspiriert mit dem Gedanken, wow, also ich habe echt

00:01:17: viel zu tun, das ist eine tolle Sache, ich habe Verantwortung für so viele Bereiche,

00:01:21: das ist spannend. Wir haben vor einiger Zeit auf unserer Webseite einen

00:01:24: Artikel veröffentlicht, bei dem wir nochmal auf die Kernaufgaben

00:01:28: eines Projektmanagers eingegangen sind. Und wenn du schon mal ein Projekt

00:01:32: geleitet hast oder gerade leitest, dann weißt du, da gibt es eine Menge zu tun.

00:01:35: Und das ist eben nicht nur die Projektplanung. Bei manchen steckt immer noch in den

00:01:39: Köpfen, Projektmanagement ist, einen Projektplan zu erstellen. Aber es geht

00:01:42: natürlich so weit darüber hinaus. Die Kernaufgaben,

00:01:47: das sind eine ganze Menge. Und es ist so, dass über 55 Prozent

00:01:50: aller Projekte an schlechter Planung scheitern. Ja, das ist eben genau

00:01:54: das, woran alle denken beim Projektmanagement. Aber es hört eben nicht

00:01:58: damit auf. Du musst auf so vielen Schauplätzen gleichzeitig aktiv

00:02:01: sein. Es kann also schon ein bisschen kompliziert sein, immer den

00:02:05: Überblick zu behalten, was gehört denn wirklich alles zu den Dingen, die ich

00:02:09: erledigen muss. Wir hangeln uns also hier mal an

00:02:12: drei Phasen entlang. Wir machen eine ziemlich grobe Einteilung, nämlich Projektstart,

00:02:16: Durchführung und Abschluss und schauen mal, was alles auf deinem

00:02:20: Schreibtisch landet. Also Projektstart. Ach nein, eine Sache

00:02:23: muss ich vorher noch sagen. Die Aufgaben, die ich jetzt aufführe, die sind

00:02:27: überwiegend aus dem traditionellen oder klassischen Projektmanagement, also wo

00:02:31: wirklich die Planung ganz am Anfang steht und dann wird das Projekt abgewickelt.

00:02:35: Ein paar der Aufgaben sind im agilen Bereich nicht ganz so

00:02:38: vorhanden, ein Teil davon schon. Wenn du also eher im agilen Umfeld

00:02:42: unterwegs bist, dann kannst du manche Sachen einfach ausblenden, weil Du weißt, hey, ja gut,

00:02:46: wir erstellen nun mal keinen Projektstrukturplan zum Beispiel.

00:02:49: Aber jetzt zurück, Projektstart. Und damit

00:02:53: betrachte ich jetzt wirklich einfach mal vereinfacht die gesamte Phase, die

00:02:57: vor der Durchführung kommt, würde ich jetzt mal so sagen. Also in anderen Modellen

00:03:00: würde man da die Initierung und Konzeption und

00:03:04: Planungsphase vielleicht davor packen. Wir sagen einfach, das ist alles der

00:03:08: Projektstart. Also was ist zu tun? Der Auftrag muss natürlich geklärt

00:03:12: werden, also mit allem was dazu gehört. Was will denn der Auftraggeber? Welche

00:03:15: anderen Stakeholder spielen mit? Was sind denn eigentlich genau die Ziele eines

00:03:19: Projekts? Ganz, ganz wichtig, wenn das nicht klar ist, dann geht es meistens

00:03:22: schief. Dann haben wir das ganze Thema Ressourcenbeschaffung.

00:03:26: Ohne Teammitglieder, einem Budget oder Software-Tools zur Kommunikation oder Planung

00:03:30: läuft eben auch kein Projekt. Risikoanalyse ganz zu

00:03:33: Beginn. Ja, was kann denn schiefgehen? Was kannst du vielleicht in der frühen Phase durch

00:03:37: präventive Maßnahmen schon mal beeinflussen und welche Kosten, also welches

00:03:40: Risikobudget solltest du einplanen? Dann geht es

00:03:44: natürlich das ganze Thema Team, Projektregeln. Wie werden denn Aufgaben

00:03:48: verteilt? Wer ist wofür verantwortlich? Wie gehen wir miteinander

00:03:52: welchen Weg wollt ihr denn als Team gehen, wenn es mal Probleme gibt, also

00:03:56: diese Dinge sind natürlich auch zu tun. Es ist nicht nur immer das

00:03:59: Ganze, nicht nur die ganzen harten Projektplanungsthemen, aber

00:04:03: die spielen natürlich auch eine riesige Rolle. Das ist ja das

00:04:07: Herzstück im Grunde genommen der ganzen Projektstartphase. Also am

00:04:10: Ende entsteht ein Projektplan. Und zwar ein Projektstrukturplan.

00:04:14: Da entsteht ein Phasenplan mit allen Meilensteinen. Es gibt

00:04:18: eine feinere Ablauf- und Terminplanung. Also eine ganze Menge

00:04:22: zu tun. Ich verlinke noch mal auf den Artikel in den Shownotes. Da gibt

00:04:26: es so kleine Grafiken mit Mindmaps. Da findest du dann noch ein paar ganz

00:04:29: andere Begriffe wie ein Kick-off-Meeting, ein Projektsteckbrief, eine Umfeldanalyse.

00:04:34: Was haben wir noch nicht erwähnt? Die Arbeitspakete, Eskalationswege,

00:04:38: Infrastruktur und so weiter. Also eine ganze Menge zu tun, an eine

00:04:42: ganze Menge zu denken. Ja, aber dann geht es ja erst so richtig

00:04:46: los, die Projektdurchführung. Wenn die Planung abgeschlossen ist, dann

00:04:49: kann sich ja kein Projektmanager zurücklehnen, das ist ja mal auch klar. Also, was ist

00:04:53: hier zu tun? Ja, das Projekt muss überwacht werden, klar. Vertrauen ist gut,

00:04:56: Kontrolle ist besser. Hier musst du natürlich immer die drei wichtigsten

00:05:00: Dimensionen des magischen Dreiecks im Blick behalten. Also Zeit, wie liegen

00:05:04: wir denn im Zeitplan, wie steht es die Kosten und

00:05:08: wie ist es mit der Qualität, also wie weit sind wir mit der Leistung.

00:05:12: Dann ist natürlich ein ganz, ganz wichtiger Punkt, das ist vielleicht noch ein bisschen

00:05:16: wichtiger als der eigentliche Fortschritt. Na gut, vielleicht nicht wichtiger,

00:05:19: mindestens genauso wichtig, sagen wir so. Das ist das ganze Thema Kommunikation.

00:05:23: Also manchmal habe ich das Gefühl, dass ein Projektmanager doch eigentlich

00:05:27: derjenige ist, der vor allem Kommunikation lenken muss, der schauen

00:05:30: muss, dass er selbst über die wichtigsten Themen informiert ist, der die

00:05:34: ganze Stakeholder-Kommunikation vielleicht nicht immer selbst übernehmen,

00:05:38: aber zumindest im Blick haben und steuern muss. Dann geht

00:05:41: es die Kommunikation im Team. Es geht vielleicht Kommunikation

00:05:45: mit Kunden, mit Lieferanten, mit anderen Abteilungen. Also da ist eine

00:05:49: ganze Menge zu tun. Auch das Thema Konfliktmanagement

00:05:53: spielt natürlich hier eine Rolle. Also frühzeitig auf Signale

00:05:56: achten, sodass man mögliche Konflikte vielleicht sogar schnell

00:06:00: eskalieren und oder auch vermeiden kann.

00:06:04: Thema Qualität ist natürlich ein Thema, was immer im Blick sein sollte.

00:06:08: Nicht jedes Ergebnis ist ein qualitativ gutes Ergebnis. Also

00:06:12: schau hier drauf, dass ihr da immer auf der richtigen Spur, auf dem

00:06:15: richtigen Weg seid und achtet auch darauf, dass vielleicht nicht zu viel

00:06:19: investiert wird und eure Ressourcen dann sogar verschwendet werden. So

00:06:23: ganz nebenbei spielt oft das Thema Reporting, Dokumentation eine große

00:06:26: Rolle. Manche mögen das, manche hassen das, aber muss

00:06:30: nun mal gemacht werden. Also idealerweise ist natürlich vorher abgeklärt,

00:06:34: welche Dokumente genau in deinem Projekt, deiner Organisation benötigt

00:06:38: werden. Und überlege vielleicht auch mal, hey, was würdest du dir denn vielleicht

00:06:42: wünschen, wenn du nach Projektabschluss etwas über das Projekt wissen

00:06:45: möchtest? Welche Entscheidungen sollten denn nachvollziehbar dokumentiert

00:06:49: werden? Also hier auch eine ganze Menge Themen,

00:06:52: die für den Projektmanager relevant

00:06:56: sind. Ich gucke noch mal kurz auf die Grafik. Was habe ich noch nicht

00:06:59: erwähnt? Ja klar, Risiken und Stakeholder müssen natürlich ständig überwacht werden.

00:07:04: Die Ziele, Kosten und Termine müssen immer im Blick

00:07:08: erhalten werden. Blick auf Effizienz und Effektivität,

00:07:12: auf Reporting, auf Ressourcen, auf Meetings, auf Projekt Marketing,

00:07:15: auf die Kommunikation und Motivation im Team. Also eine ganze

00:07:19: Menge. Und dann haben wir noch den Projektabschluss.

00:07:23: Jetzt wird es ein bisschen übersichtlich, da ist ja nicht mal ganz so viel zu

00:07:25: tun. Und vielleicht liegt es auch daran, dass viele mit dem Kopf schon wieder

00:07:29: woanders sind und einige Projektabschlussaufgaben so ein

00:07:33: bisschen vernachlässigt werden. Hängt ein bisschen von der Organisation ab. Manchmal ist das

00:07:36: sehr formell, manchmal wird sehr viel Wert draufgelegt und manchmal klopft einfach schon

00:07:40: der nächste Kunde an die Tür und man hat sozusagen keine Zeit

00:07:44: für den Projektabschluss. Dabei sind hier noch so wichtige Dinge zu

00:07:48: tun. Wissen aufbauen, lessons learned, nochmal schauen, was haben wir denn für

00:07:51: Fehler gemacht, was wollen wir in anderen Projekten nicht wiederholen oder

00:07:55: was ist besonders gut gelaufen, was können wir woanders hin mitnehmen.

00:07:58: Wichtiger Punkt, Fehlerkultur leben, Dinge

00:08:02: nochmal ansprechen, Einfach nicht vergessen, dass das

00:08:06: Projekt ja eine ganze Menge Wissen generiert hat, sondern möglichst viel daraus

00:08:09: mitnehmen. Auch hier ist das Thema Kommunikation nochmal wichtig

00:08:13: in der Abschlussphase. Abschlussmeeting, Abschlussbericht,

00:08:17: schauen, was brauchen denn Stakeholder für Information.

00:08:21: Also auch das nicht vergessen. Dokumentation erstellen spielt

00:08:25: in diesem Zusammenhang eine große Rolle. So was wie eine Abschlusskalkulation

00:08:29: durchführen, Kostenstellen schließen, was auch immer in deiner Organisation nötig

00:08:33: ist. Das ist sehr individuell. Manche Projektabschlüsse sind

00:08:36: aufwendig, mit sehr viel Dokumentation und Kommunikation verbunden. Und in

00:08:40: manchen Organisationen ist es auch wirklich mehr so ein, ja, wir machen den Haken

00:08:44: dran. Das waren mal so grob

00:08:47: Themengebiete, wirklich einfach mal so im Schnelldurchlauf.

00:08:52: Wir haben aber noch ein paar goldene Regeln als Projektmanager. Das ist

00:08:55: nochmal ganz spannend, sich daran langzuhangeln. Und zwar gelten die für

00:08:59: alle Phasen im Projekt. Ich habe ein Zitat von

00:09:03: Theodor Gussowit für dich. Und zwar, wer seiner Führungsrolle gerecht werden

00:09:07: will, muss genug Vernunft besitzen, die Aufgaben den richtigen Leuten zu

00:09:10: übertragen und genug Selbstdisziplin, ihn nicht ins Handwerk zu pushen.

00:09:14: Und Das ist genau so ein Grundmindset, eine Einstellung, die du

00:09:18: mitbringen solltest als Projektmanager. Und die fünf goldenen Regeln

00:09:21: lauten wie folgt. Ich muss nicht alles selber wissen und nicht

00:09:25: alles selber tun. Ich muss aber wissen, wer es weiß und

00:09:29: wer es tut. Ich muss wissen, ob das Wissen richtig zur Anwendung

00:09:33: kommt und ob wirklich das getan wird, was zu tun ist. Ich

00:09:36: muss wissen, wie ich die Mitarbeiter bei Laune halte, deren Wissen und Tun das

00:09:40: Projekt benötigt. Und ich muss dafür sorgen, dass ich bei Laune bleibe

00:09:44: und den Spaß an der Arbeit nicht verliere. So, und jetzt siehste mal, wenn du

00:09:48: die fünf goldenen Regeln so hörst in dem Fall, nicht liest, das hat

00:09:51: ganz wenig mit diesen Methoden, mit diesen harten Themen zu

00:09:55: tun, die ich die ganze Zeit jetzt schon erwähnt habe, sondern hier geht es diese

00:09:58: übergreifende Rolle, diese Einstellung, dieses Mindset. Wie sehe ich meine

00:10:02: Rolle als Projektmanager? Und das ist eben nicht derjenige, der alles selbst

00:10:05: tut, sondern derjenige, der so eine Art Kapitän auf dem

00:10:09: Projektschiff ist, der die Richtung vorgibt, der schaut, dass alles

00:10:12: läuft, dass jeder weiß, was er zu tun hat, dass jeder

00:10:16: zufrieden ist und das Projektschiff sozusagen in den

00:10:19: sicheren Hafen gesteuert wird. Ja, so sieht's aus.

00:10:23: Das alles hat einen Projektmanager zu tun und das ist eine ganze

00:10:27: Menge. Das war jetzt wirklich ein Schnelldurchlauf und ich habe bei weitem noch

00:10:30: nicht alle Themenbereiche erwähnt und alle Aufgaben erwähnt. Viele von

00:10:34: den weichen Themen, so was wie das eigene Zeitmanagement zum Beispiel, habe ich noch gar

00:10:38: nicht mit aufgeführt. Das kommt ja alles noch dazu. Das sollte ich jetzt

00:10:42: nicht überwältigen und nicht dir das Gefühl geben, Ach du

00:10:45: Schande, viel zu viel zu tun, sondern auch so ein bisschen inspirieren

00:10:50: und nochmal zeigen, wow, also das ist nicht so eine

00:10:54: einfache Aufgabe. Das ist eine spannende Aufgabe, ist eine herausfordernde Aufgabe,

00:10:58: bei der man sich auf so vielen einzelnen Themenbereichen

00:11:01: weiterentwickeln kann, wo man immer Neues lernen kann. Und das macht auch irgendwie

00:11:05: Spaß. Langweilig wird es dir als Projektmanager garantiert nicht.

00:11:10: Ja, ein letzter kleiner Tipp. Immer wenn du das Gefühl hast, jetzt wird es vielleicht

00:11:13: doch ein bisschen viel, dann zoome einfach mal raus. Versuche,

00:11:17: dich auf den Mond zu setzen, blicke auf dein Projekt herunter, schau das Big

00:11:21: Picture an. Also tritt gedanklich einen Schritt zurück, nimm dir Zeit, dir immer

00:11:25: mal wieder Überblick zu verschaffen. Sobald du dich zu sehr in einem

00:11:28: Detail verlierst, dann bist du wahrscheinlich aus deiner Rolle als Projektmanager ein bisschen

00:11:32: rausgefallen. Nimm das nochmal mit als

00:11:36: Hinweis, als Leitlinie für dein Denken, deine Arbeit. Und

00:11:40: ansonsten war es das für heute. Ich habe in der nächsten Folge schon wieder ein

00:11:43: schönes Thema vorbereitet. Ich hoffe, du bist dann wieder mit dabei. Bis dahin.